Những thông tin cần thiết về phần mềm quản lý quán cafe dành cho những bạn trẻ muốn khởi nghiệp trong lĩnh vực F&B

Phần mềm quản lý quán cafe với những tính năng tiện lợi giúp ích rất nhiều cho quá trình vận hành của quán. Nếu bạn đang hoặc có dự định mở quán cafe đừng bỏ qua những thông tin mà Techie cung cấp dưới đây nhé!

Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe bao gồm các ứng dụng và thiết bị giúp doanh nghiệp quản lý quán cà phê của mình, đồng thời giúp bạn theo dõi những gì đang diễn ra trong quá trình vận hành cửa hàng. Phần mềm quản lý này có thể được tích hợp thiết bị phần cứng như máy POS mini để thanh toán và in hóa đơn giúp hạn chế những gian lận trong quá trình bán hàng và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Những tính năng của phần mềm quản lý quán cafe

1. Quản lý danh sách hàng hóa, giá cả, số bàn

Bạn dễ dàng tạo danh sách hàng hóa, giá bán, số bàn, có thể chia theo khung giờ và khu vực. Việc thay đổi giá bán cũng dễ dàng vì bạn có thể thực hiện trực tuyến. Ngoài ra, bạn có thể nhập hàng từ sheet excel rất nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm thời gian. 

2. Phần mềm quản lý quán cafe giúp bán hàng, in hóa đơn

Bạn có thể sử dụng phần mềm trên điện thoại di động để nhập dữ liệu order của khách hàng, đặc biệt điều này sẽ giúp ích rất nhiều để giảm số lượng nhân sự làm việc tại quán. Hoặc nếu khách order tại quầy nhân viên thu ngân sẽ sử dụng màn hình cảm ứng để nhập đơn, in hóa đơn và thu tiền nhanh chóng và cũng giúp kiểm soát gian lận trong quy trình. 

3. Order và ghi món nhanh chóng

Nhân viên sẽ sử dụng điện thoại di động hoặc máy tính để nhận order món. Phần mềm này rất thông minh với tính năng cho phép nhân viên tìm kiếm theo món, theo nhóm món, hoặc kéo thả món mà khách hàng chọn. Bên cạnh đó, ngoài ghi chú mặt hàng và số lượng, nhân viên còn có thể thêm ghi chú khác theo yêu cầu của khách như “50% đá”, “30% đường”, …. 

4. Phần mềm quản lý quán cafe hỗ trợ bộ phận pha chế không sót đồ uống

Sau khi món được order, nhân viên sẽ gửi thông báo bằng 1 nút bấm cho bộ phận bar. Máy in bar sẽ in phiếu chế biến cho quầy bar làm, đồng thời sẽ kèm theo âm thanh để nhắc nhở quầy bar làm.  

5. Hỗ trợ thu ngân thu tiền và trả tiền thừa nhanh chóng

Nhân viên sẽ thu tiền tại bàn (trường hợp khách order tại bàn) hoặc khách hàng thanh toán tại quầy (trường hợp khách hàng gọi món tại quầy). Phần mềm có thể ghi nhận số tiền khách đưa để tính tiền thừa khi thanh toán. Quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và ít có nguy cơ sai sót.

6. Báo cáo doanh thu trực tuyến chi tiết, chặt chẽ

Báo cáo kinh doanh giúp cho người chủ doanh nghiệp biết về tình trạng hàng hóa, khách hàng, đến cả thời gian một cách chi tiết. Những thông tin này giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định về chiến lược kinh doanh và bán hàng. 

7. Quản lý chi phí

Khi quán có nghiệp vụ chi tiền nào cho các khoản chi phí, nhân viên hoặc quản lý sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý quán cafe. Thông tin này được kết hợp với doanh thu từ cửa hàng và chủ doanh nghiệp sẽ nhận được báo cáo dòng tiền. Chi phí hoạt động và chi phí biến đổi sẽ được thể hiện rõ ràng trong báo cáo. Từ đó chủ doanh nghiệp sẽ đưa ra những chiến lược để cải thiện kết quả kinh doanh. 

8. Phần mềm quản lý quán cafe giúp quản lý kho hàng 

Bạn có thể cài đặt sẵn định lượng từng thành phần được sử dụng trong mỗi đồ uống. Sau một ngày bán ra, bạn sẽ kiểm tra xem đã sử dụng bao nhiêu nguyên liệu và so sánh đối chiếu với những gì còn trong kho của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị mất hàng hóa. Và bạn cũng có thể đối soát và biết được thất thoát của số lượng hàng hóa theo tuần, tháng, quý và năm. 

Top những phần mềm quản lý quán cafe phổ biến nhất

1. Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet

KiotViet cho phép bạn dễ dàng quản lý quán cà phê của mình, từ đặt món đến theo dõi tài chính thông qua máy tính, điện thoại hay máy POS cầm tay. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cafe KiotViet như: 

• Theo dõi lượng tồn kho bằng cách sử dụng các số liệu theo thời gian thực.
• Phục vụ đơn đặt hàng của khách theo thứ tự mà họ đã đặt.
• Có thể sử dụng iPad hoặc máy tính bảng có menu điện tử tích hợp để order. 
• Giúp thu ngân tính toán tiền hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.
• Cập nhật và đồng bộ hóa dữ liệu của mình trên nhiều thiết bị khác nhau
• Quản lý các dòng tiền chi tiết, chính xác.
• Báo cáo thống kê chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, các dòng tiền thông qua các biểu đồ. 

2. Phần mềm Sapo

Sapo FnB là phần mềm quản lý dùng trong nhà hàng, quán cà phê được khá nhiều chủ doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cà phê Sapo như: 

• Khách hàng có thể đặt món ăn trên trang web của quán cà phê một cách dễ dàng.
• Khách hàng có thể thanh toán bằng thẻ hoặc quét mã QR rất nhanh chóng.
• Đặt hàng nhanh chóng và thuận tiện trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Hạn chế sai sót trong khâu vận hành.

3. Phần mềm Pos365

POS365 là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng, thu ngân, tính tiền. Vừa nhanh chóng, chính xác lại còn giúp kiểm soát tốt việc thu chi và mức độ tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình pha chế đồ uống. Các tính năng nổi bật của Pos365 như: 

• Màn hình order sẽ hiển thị tên và hình ảnh của từng loại đồ uống.
• Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị.
• Hỗ trợ cho thu ngân trong quá trình tính toán. 
• Thực đơn được sắp xếp theo thứ tự mà khách hàng đã đặt.
• Quản lý thu chi, công nợ, xuất nhập nguyên liệu chính xác.
• Có thể dùng khi ngoại tuyến.
• Báo cáo tình hình kinh doanh theo dạng biểu đồ một cách trực quan.

4. Phần mềm Cukcuk

CukCuk là một mô hình lý tưởng cho các quán cà phê, nhà hàng cần khả năng hoạt động mọi lúc, mọi nơi. Nó cho phép chủ quán kiểm soát được lượng khách ra vào cũng như năng suất làm việc của nhân viên. Đồng thời, phần mềm cũng giúp bạn dễ dàng theo dõi quá trình vận hành của doanh nghiệp. Các tính năng nổi bật của CukCuk như:

• Lên đơn order nhanh chóng.
• Dễ dàng thay đổi cài đặt cho món ăn và bàn ăn, đồng thời cũng có thể thêm hoặc hủy món.
• Phục vụ món theo thứ tự mà khách hàng đã đặt.
• Giúp kiểm soát nguồn nguyên liệu vào và ra của quán.
• Lưu trữ và lập báo cáo doanh thu, lợi nhuận bán hàng và quản lý thu chi, công nợ. 
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền chính xác, nhanh chóng.
• Quản lý từ xa trên điện thoại hoặc máy tính.
• Có thể hoạt động ngoại tuyến không cần đến kết nối Internet.

5. Phần mềm iPOS

Phần mềm này phù hợp với quán cà phê, nhà hàng, quán ăn vừa và nhỏ. Hỗ trợ người dùng đặt món, kiểm tra xuất nhập tồn hay tồn đọng nguyên vật liệu, lập báo cáo về tình hình kinh doanh. Các tính năng nổi bật của iPOS như:

• Giúp chủ doanh nghiệp điều hành công việc kinh doanh mà không cần phải trực tiếp đến cửa hàng. 
• Hỗ trợ gọi món, tính tiền, xuất hóa đơn nhanh chóng.
• Quản lý tồn kho một cách có hiệu quả.
• Có thể truy cập và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị.
• Theo dõi hoạt động thu chi của doanh nghiệp thông qua ghi lại số lượng đơn hàng, số lượng voucher đã sử dụng và các chương trình khuyến mãi cũng như tổng số tiền theo từng phương thức thanh toán. 

Hi vọng thông qua bài viết trên các bạn đã có một cái nhìn chi tiết hơn với những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý quán cafe mà Techie đem lại! 

>>> Xem thêm: Tranh NFT là gì? Tất cả những gì bạn cần biết về tranh NFT