S&OP là gì? Tầm quan trọng của S&OP trong doanh nghiệp

S&OP đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường sự linh hoạt, giảm thiểu chênh lệch giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng của tổ chức. Nếu doanh nghiệp của bạn đang mắc phải lỗi về một trong những vấn đề trên thì hãy cùng Techie tìm hiểu “S&OP là gì?” và các phương pháp hay nhất của S&OP để có những bước cải thiện kịp thời.

S&OP là gì?

S&OP (Sales and Operations Planning) là một quy trình quản lý được sử dụng trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng và kế hoạch sản xuất để đảm bảo sự cân đối giữa nhu cầu bán hàng và khả năng vận hành của một tổ chức, bảo tồn số lượng hàng tồn kho – không quá nhiều và không quá ít.

Quá trình S&OP xem xét các kế hoạch trong khoảng thời gian từ 18 đến 36 tháng. Các công ty có sản phẩm được ưa chuộng, không hết hạn có đủ khả năng để tồn kho vì vậy việc lập kế hoạch hoạt động và bán hàng sẽ ít thường xuyên hơn. Các sản phẩm theo mùa, dễ hỏng hoặc có xu hướng cụ thể cao đòi hỏi phải lập kế hoạch hoạt động và bán hàng cẩn thận hơn.

Các bước của quy trình S&OP là gì?

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Bước đầu tiên trong quy trình S&OP là thu thập dữ liệu từ tháng trước có thể giúp bạn xác định mô hình cung cầu và lập kế hoạch sản xuất trong tương lai. Dữ liệu chính cần thu thập từ tháng trước bao gồm: dự kiến ​​nhu cầu, doanh số thực tế, hàng tồn kho được sản xuất và khả năng sản xuất của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó cũng cần tham khảo một số thông tin tài chính tiêu chuẩn trong quá trình này, bao gồm những con số cập nhật và gần đây nhất về: chi phí sản xuất, giá sản phẩm, tỷ suất lợi nhuận, chi phí vận chuyển…

Bước 2: Xem xét nhu cầu

Trong bước này bạn cần đánh giá mức độ nhu cầu, cả trong tháng trước và trong quá khứ theo thời gian. Trong quá trình xem xét này, cần tìm cách trả lời những câu hỏi sau:

• Nhu cầu đó đã được dự đoán như thế nào vào tháng trước? Nhu cầu bán hàng thực tế có phản ánh những dự đoán này không? Nếu không thì tại sao?
• Nhu cầu có dao động theo cách mà chúng ta không lường trước được không? Điều gì đã gây ra những biến động này?
• Nhu cầu của tháng trước so với nhu cầu của cùng tháng năm ngoái và những năm trước đó như thế nào? Những mô hình nào nhất quán hàng năm?
• Mục tiêu của việc đánh giá nhu cầu là sử dụng dữ liệu lịch sử để tìm ra những sự kiện, mô hình và xu hướng nào đang ảnh hưởng đến doanh số bán hàng. Sau đó, bạn sẽ sử dụng thông tin đó để tạo dự báo dự đoán mức nhu cầu cho tháng tới.

Bước 3: Lập kế hoạch cung ứng

Ở bước này lặp lại quy trình tương tự bước 2 nhưng tập trung vào phía cung. Lần này sẽ bắt đầu với một câu hỏi: Tháng trước chúng ta đã sản xuất bao nhiêu hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu dự đoán và liệu nó là đủ hay quá nhiều? Điều quan trọng không kém là đánh giá các xu hướng kinh tế rộng hơn để xác định xem có yếu tố bên ngoài nào có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu hay không.

Bước 4: Pre-S&OP – điều chỉnh các kế hoạch

Tùy thuộc vào quy mô và quy trình kinh doanh, đây có thể là nhiều cuộc họp với các bộ phận khác nhau hoặc có thể là một cuộc họp lớn. Mục tiêu là kết nối các kế hoạch cung và cầu của bạn với tất cả các bộ phận khác trong công ty, như tài chính, sản phẩm, dịch vụ khách hàng và tiếp thị.

Bước 5: Cuộc họp điều hành – hoàn thiện S&OP

Khi kế hoạch S&OP đã được thống nhất và phê duyệt bởi từng bộ phận, kế hoạch sẽ chuyển sang bước cuối cùng: cuộc họp điều hành S&OP. Đây là nơi các lãnh đạo cấp cao của công ty cùng nhau xem xét kế hoạch S&OP và thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết. Mục tiêu của cuộc họp này là đảm bảo rằng kế hoạch này mang tính thực tế và phù hợp với chiến lược chung của công ty.

3 thành phần của S&OP là gì?

Toàn bộ quá trình S&OP phụ thuộc vào sự tham gia của ba thành phần chính: con người, quy trình và công nghệ. Nếu bất kỳ thành phần nào trong số này bị thiếu hoặc mất cân bằng, quy trình S&OP sẽ sụp đổ.

Con người

Con người là thành phần quan trọng nhất trong S&OP. Đây là những người tham gia vào quá trình lập kế hoạch bán hàng và vận hành, bao gồm các nhân viên bán hàng, nhân viên sản xuất, nhân viên vận chuyển, quản lý và các bộ phận liên quan khác.

Quá trình

Quá trình S&OP là một chuỗi các bước và hoạt động để đạt được sự cân đối giữa kế hoạch bán hàng và kế hoạch vận hành. Quá trình này đang diễn ra và lặp lại ngay sau khi hoàn thành, đồng thời các giai đoạn khác nhau có thể chồng chéo lên nhau. Nếu bạn gặp trắc trở trong công việc của mình, điều này sẽ khiến toàn bộ hoạt động bị chậm lại một cách nhanh chóng.

Quá trình S&OP thường được thực hiện theo một lịch trình định kỳ, ví dụ như hàng tháng hoặc hàng quý, để đảm bảo sự liên tục và sự linh hoạt trong việc quản lý kế hoạch.

Công nghệ

Nếu không có công nghệ, các nhóm S&OP sẽ phải thu thập và xử lý dữ liệu, tạo dự báo và thực hiện kế hoạch theo cách thủ công. Với hệ thống tự động, bạn có thể thu thập dữ liệu liên tục, tạo báo cáo với nhiều chế độ xem và khung thời gian, thiết lập trình kích hoạt triển khai và trao đổi lập tức với nhóm làm việc.

Lợi ích S&OP là gì?

S&OP loại bỏ những rủi ro bất ngờ khỏi doanh nghiệp và mang lại những lợi ích sau đây:

• Tăng lợi nhuận: S&Op điều chỉnh dự báo doanh số bán hàng phù hợp với khả năng sản xuất, điều này sẽ làm giảm được chi phí tồn kho dư thừa và tình trạng tồn kho.
• Rút ngắn quá trình lập kế hoạch: Bằng cách tích hợp dữ liệu và truyền thông, S&OP hỗ trợ đưa ra quyết định và phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường.
• Tăng cường cộng tác giữa các chức năng: S&OP buộc bộ phận bán hàng, sản xuất và các bộ phận liên chức năng khác phải phá vỡ các rào cản và cộng tác. Điều này là thúc đẩy những quyết định sáng suốt hơn, phân bổ nguồn lực tối ưu và phản ứng nhanh nhẹn với nhu cầu của khách hàng.
• Đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Đồng bộ hóa dự báo bán hàng và lịch trình sản xuất giúp đảm bảo sản phẩm có sẵn bất cứ khi nào khách hàng cần.
• Tối ưu hóa năng lực sản xuất: Phù hợp với nhu cầu dự kiến ​​giúp tránh sử dụng quá mức hoặc không đủ nguồn lực, đảm bảo sản xuất hiệu quả và tiết kiệm.

Các phương pháp tốt nhất của S&OP

Xác định số liệu

Việc xác định các số liệu chính có liên quan sẽ giúp định hướng S&OP và giúp tối ưu hóa theo thời gian. Một số tiêu chuẩn cần cân nhắc cho số liệu về cung cầu như độ chính xác của dự báo nhu cầu, vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ hết hàng, thời gian thực hiện, vốn lưu động, chi phí bán hàng…

Xác định người phụ trách

Dự án này rất cần một người được chỉ định phụ trách. Người phụ trách là người ủng hộ dự án bằng cách thu hút sự đồng tình từ các bên liên quan và cập nhật thường xuyên. Công việc này sẽ dễ dàng hơn khi:

• Chọn ứng viên phù hợp: Chọn người có kỹ năng lãnh đạo giỏi, hiểu rõ sự phức tạp của S&OP và có uy tín giữa các phòng ban.
• Xác định trách nhiệm: Nêu rõ vai trò của người phụ trách và các bên liên quan để họ có thẩm quyền cần thiết thúc đẩy thay đổi và đưa ra quyết định khi được yêu cầu.
• Đảm bảo hỗ trợ: Nhận được sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao để trao quyền cho chủ sở hữu nội bộ các nguồn lực và quyền hạn cần thiết.

Xử lý qua các tình huống “nếu-thì”

Việc mô phỏng các kịch bản khác nhau có thể giúp bạn đánh giá tác động của những thay đổi này đối với hoạt động của mình và phát triển các chiến lược linh hoạt để chủ động giải quyết các thách thức.

Một vài tình huống bạn có thể gặp phải: gián đoạn chuỗi cung ứng, biến động nhu cầu, thay đổi về quy định, các yếu tố môi trường…

Tìm quy trình làm việc thúc đẩy sự hợp tác

Sự hợp tác trong S&OP đảm bảo rằng các bộ phận khác nhau cộng tác liền mạch để chia sẻ hiểu biết và kiến ​​thức chuyên môn, cần cân nhắc: thiết lập mục tiêu rõ ràng, thu hút sớm các bên liên quan chính, triển khai các công cụ cộng tác, ghi nhận và ăn mừng thành công….

Kết luận

Tóm lại, Để tổ chức thành công trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, hiểu “S&OP là gì?” là điều cực kỳ cần thiết để đạt được sự cân đối giữa nhu cầu và khả năng vận hành. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và quy trình của S&OP, doanh nghiệp linh hoạt hơn giữa các công việc, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
>> Xem thêm: PropTech là gì? Các xu hướng ứng dụng của Proptech