Các phương pháp giao việc và trao quyền hiệu quả
Chỉ 30% nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc và trao quyền cho nhân viên. Và chỉ ⅓ trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo trao quyền tốt. Điều này đồng nghĩa, cứ 10 nhà lãnh đạo thì chỉ có 1 người thật sự biết cách trao quyền – theo nghiên cứu của John Hunt, Giáo sư trường Kinh tế London.
Vậy làm thế nào để cải thiện các chỉ số này? Hãy cùng tìm hiểu về một số phương pháp được Scrum team áp dụng trong vấn đề giao việc và trao quyền ngay sau đây!
Ma trận ra quyết định Eishenhower
Được lấy theo tên vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ: Dwight D. Eisenhower, ma trận Eisheinhower giúp sắp xếp công việc theo tính cấp thiết và mức độ ưu tiên. Cách áp dụng phương pháp này thật ra rất đơn giản. Hãy liệt kê các hạng mục công việc cần làm, sau đó sắp xếp chúng theo 4 cấp độ:
- Khẩn cấp và quan trọng: là các hạng mục cần được tiến hành ngay lập tức
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: nhiệm vụ có thể lên kế hoạch để làm sau
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng: có thể loại bỏ để không chiếm nguồn lực của các hạng mục khác.
Một trong những điểm tuyệt vời nhất của ma trận Eishenhower là có thể áp dụng cho cả cấp độ cá nhân và doanh nghiệp, cũng như mọi quy mô dự án. Bằng cách sắp xếp cấp độ công việc, Eishenhower không chỉ giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn mà còn giúp chúng ta xác định được đâu là những nhiệm vụ có thể bàn giao cho người khác.
7 cấp độ trao quyền và 7 bước giao việc hiệu quả
Theo tinh thần Agile, công việc là của nhóm, kết quả hay những vấn đề xảy ra cũng là của nhóm. Song, nếu quy hết trách nhiệm về một nhóm thì có thể dẫn đến sự chồng chéo trong công việc. Delegation Board – Bảng phân quyền theo 7 cấp độ sẽ giúp nhà lãnh đạo/đội nhóm xác định được nhiệm vụ, quyền hạn của từng thành viên, để từ đó giao “đúng người – đúng việc”.
7 cấp độ trao quyền bao gồm:
#1. Tell (Thông báo) – I will tell them: Ở cấp độ này, người lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định và thông báo về điều đó với nhân viên mà không cần có bất kỳ thảo luận nào.
#2. Sell (Thuyết phục) – I will try and sell it to them: Lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định giải thích giải thích về quyết định này với nhân viên. Qua đó, nhân viên sẽ cảm thấy mình được tham gia vào việc ra quyết định.
#3. Consult (Trao đổi) – I will consult and then decide: Lãnh đạo tham vấn ý kiến từ nhân viên để cân nhắc chúng trước khi ra một quyết định dựa trên các thông tin có được.
#4. Agree (Thống nhất) – We will agree together: Lãnh đạo tham gia thảo luận với tất cả mọi người và cả nhóm đồng thuận về quyết định cuối cùng.
#5. Advise (Tư vấn) – I will advise but they decide: Lãnh đạo sẽ nêu ra quan điểm cá nhân nhưng quyết định cuối cùng là ở nhân viên.
#6. Inquire (Hỏi han) – I will enquire after they decide: Nhân viên tự quyết định và báo cáo với lãnh đạo về quyết định của mình.
#7. Delegate (Trao quyền) I will fully delegate: Quyền quyết đình là ở nhân viên, chỉ cần báo cáo với lãnh đạo quyết định của mình nếu được yêu cầu.
7 bước giao việc bao gồm:
#1. Định nghĩa công việc rõ ràng
#2. Trao đổi về mục đích của công việc
#3. Trao đổi về kết quả kỳ vọng một cách rõ ràng
#4. Cung cấp nguồn lực
#5. Kênh và cơ chế giao tiếp
#6. Phản hồi (2 chiều) thường xuyên
#7. Tiếp nhận kết quả.
Ma trận RACI
Bên cạnh Delegation Board, ma trận RACI cũng là một công cụ giúp quản lý công việc và giao quyền hiệu quả cho các thành viên.
R – Responsible: Người trực tiếp thực hiện công việc đó
A – Accountable: Người chịu trách nhiệm giải trình cho công việc
C – Consulted: Người tư vấn, tham mưu cho công việc
I – Informed: Người được báo cáo về kết quả công việc.
*Lưu ý gì khi phân công nhiệm vụ theo ma trận RACI?
- Đảm bảo sự cân bằng để một người không phản nhận quá nhiều “R” và người khác thì quá ít
- Cập nhật lại RACI khi dự án có sự thay đổi về nhân sự, yêu cầu của khách hàng, đi qua các Sprint khác…
- Cơ sở xây dựng ma trận được dựa trên sự thảo luận và thống nhất của cả nhóm.
Vậy giao việc và trao quyền trong Scrum team như thế nào?
Về cơ bản, Scrum team là nhóm tự quản và liên chức năng. Thông qua các công cụ và các sự kiện Sprint, mỗi thành viên trong nhóm đã có một bức tranh rõ ràng về nhiệm vụ của mình. Họ biết phải làm gì trong từng giai đoạn của dự án.
Tuy nhiên, vai trò của Scrum Master rất quan trọng. Đây là nhà lãnh đạo theo phong cách phục vụ (Servant Leader), có trách nhiệm đảm bảo sự vận hành của cả nhóm Scrum. Với những phương pháp giao việc và trao quyền bên trên, hy vọng Scrum Master sẽ có thể ứng dụng hiệu quả trong công việc của mình.