Hợp đồng điện tử (e-contract) là gì? Cách tốt nhất để lưu trữ hợp đồng điện tử

Không có quá nhiều sự khác biệt giữa hợp đồng điện tử (e-contract) và hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, thay vì xác thực các điều khoản trên giấy, hợp đồng điện tử thực hiện chúng hoàn toàn bằng kỹ thuật số. Với xu hướng kinh doanh hiện nay, hầu hết các công ty đều lựa chọn hợp đồng điện tử vì tính hiệu quả và tiện lợi của nó. Vậy hợp đồng điện tử là gì và mang lại những lợi ích nào? Cùng Techie tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Hợp đồng điện tử (e-contract) là gì?

Hợp đồng điện tử (e-contract) là hợp đồng dạng kỹ thuật số được trao đổi thông qua việc gửi email hoặc các dịch vụ dựa trên đám mây khác. Nói cách khác, hợp đồng điện tử là thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên được hình thành và thực hiện bằng phương tiện điện tử.

Một lợi thế của hợp đồng điện tử là chúng thường được thực thi nhanh hơn so với các hợp đồng truyền thống nhờ sử dụng công nghệ chữ ký số. Ngoài ra, chúng cũng giúp loại trừ được các hình thức giả mạo và vấn đề liên quan đến bảo mật.

Các loại hợp đồng điện tử (e-contract)

Hợp đồng Clickwarp

Clickwarp là loại hợp đồng điện tử (e-contract) mà trong đó người dùng đồng ý với các điều khoản của hợp đồng bằng cách nhấp vào nút hoặc đánh dấu vào ô có nội dung “Tôi đồng ý”. Hợp đồng click-wrap chủ yếu được sử dụng cho các trang đăng ký, quy trình thanh toán và trang đăng nhập. Chúng cũng thường được sử dụng trước khi người dùng tải xuống nội dung, ứng dụng phần mềm, mua hoặc sử dụng trang web.

Hợp đồng Browsewrap

Đây là hợp đồng điện tử (e-contract) không yêu cầu người dùng thực hiện bất kỳ cú click chuột nào để thể hiện sự chấp thuận của họ đối với các điều khoản và điều kiện. Thay vào đó, các điều khoản thường được cung cấp thông qua liên kết hoặc siêu liên kết trên trang web hoặc ứng dụng di động. Việc người dùng sử dụng trang web hoặc ứng dụng đồng nghĩa với việc họ chấp nhận các điều khoản. Hợp đồng Browsewrap thường được sử dụng trong thương mại điện tử, dịch vụ trực tuyến và ứng dụng di động.

Hợp đồng Shrinkwrap

Loại hợp đồng này thường được sử dụng khi mua hàng hóa vật chất được niêm phong. Các điều khoản và điều kiện được bao gồm trong bao bì và ràng buộc khách hàng sau khi sản phẩm được mở.

Chữ ký điện tử

Đây là một chữ ký trực tuyến giống với chữ ký vật lý. Bạn có thể vẽ, sử dụng phông chữ hoặc tải lên hình ảnh chữ ký của mình để ký tài liệu trực tuyến. Chữ ký điện tử được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm tài chính, bất động sản, y tế và chính phủ, để ký kết hợp đồng, ủy quyền giao dịch cũng như hoàn thành các biểu mẫu và ứng dụng.

Công cụ, nền tảng tạo hợp đồng điện tử (e-contract)

Những công cụ này cung cấp các tính năng như mẫu có thể tùy chỉnh, các biện pháp bảo mật nâng cao và tích hợp với phần mềm kinh doanh phổ biến… Điều này giúp doanh nghiệp có thể tạo hợp đồng dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là 3 công cụ tạo hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay:

Signeasy

Signeasy là phần mềm xử lý hợp đồng mạnh mẽ cho phép doanh nghiệp ký, gửi và quản lý hợp đồng điện tử một cách an toàn và hiệu quả. Công cụ này cung cấp nhiều tính năng khác nhau, bao gồm các mẫu có thể tùy chỉnh , chia sẻ tài liệu an toàn và theo dõi hợp đồng theo thời gian thực.

Ngoài ra Signeasy còn tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba như Google Drive , Dropbox và Salesforce cho phép quản lý và chia sẻ tài liệu liền mạch. Signeasy có thể sử dụng trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn, cho phép người dùng ký tài liệu khi đang di chuyển hoặc tại bàn làm việc của họ.

DocuSign

Nền tảng chữ ký điện tử phổ biến cho phép người dùng ký, gửi và quản lý hợp đồng điện tử (e-contract) từ mọi nơi, mọi lúc, trên mọi thiết bị. Nó cung cấp giao diện thân thiện với người dùng, các mẫu có thể tùy chỉnh và tích hợp với các phần mềm kinh doanh phổ biến như Salesforce và Microsoft Office.

Adobe Sign

Nền tảng chữ ký số cho phép người dùng tạo, ký và gửi hợp đồng điện tử một cách nhanh chóng và an toàn. Nó có các tính năng bảo mật nâng cao, quy trình làm việc có thể tùy chỉnh và tích hợp với các phần mềm kinh doanh phổ biến như Salesforce, Workday và Microsoft SharePoint.

Những lỗi cần tránh khi tạo hợp đồng điện tử (e-contract)

Điều khoản và điều kiện không rõ ràng: Khi tạo hợp đồng điện tử, các điều khoản và điều kiện cần được đề cập bằng ngôn ngữ đơn giản, cụ thể. Các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng không rõ ràng, mơ hồ dẫn đến hiểu lầm hoặc tranh chấp về sau.

Không bao gồm tất cả các thông tin cần thiết: Việc không bao gồm đầy đủ các thông tin chi tiết như tên pháp lý, địa chỉ, phạm vi công việc, điều khoản thanh toán… của các bên, có thể gây ra sự hiểu lầm hoặc nhầm lẫn giữa các bên.

Không sử dụng nền tảng an toàn: Vì hợp đồng điện tử chứa đựng những thông tin nhạy cảm nên vấn đề bảo mật trở thành mối quan tâm hàng đầu. Bạn phải rất cẩn thận trong việc lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử an toàn phù hợp. Nếu không làm như vậy có thể làm mất đi tính bảo mật và tính toàn vẹn của tài liệu.

Lợi ích của hợp đồng điện tử đối với doanh nghiệp và người tiêu dùng

Hợp đồng điện tử ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp và người tiêu dùng do tính tiện lợi, hiệu quả và bảo mật cho cả hai bên tham gia vào một giao dịch:

• Hiệu quả: Giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình quản lý hợp đồng và loại bỏ nhu cầu in ấn, gửi thư và phân loại các bản sao thực tế của hợp đồng. Nó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Tăng cường hợp tác: Cho phép các bên giao tiếp theo thời gian thực, phản hồi và thảo luận ngay lập tức về các điều khoản hợp đồng. Nhiều bên có thể cộng tác cùng một lúc, bất kể thời gian và địa điểm, giúp việc theo dõi các thay đổi trở nên dễ dàng hơn.
• Thuận tiện: Khách hàng sẽ không phải đến bất kỳ địa điểm thực tế nào để ký hợp đồng, chỉ cần có kết nối internet là họ có thể dễ dàng truy cập và ký hợp đồng điện tử từ bất cứ đâu. Họ có thể giữ các cửa hàng và theo dõi tất cả các hợp đồng của mình ở một nơi. Do đó, nó loại bỏ nhu cầu giữ lại các bản sao có thể bị mất.

Hạn chế của hợp đồng điện tử

Mặc dù hợp đồng điện tử mang lại hiệu quả và sự thuận tiện cho việc quản lý hợp đồng nhưng việc sử dụng chúng vẫn có những hạn chế:

• Yêu cầu pháp lý: Một số khu vực pháp lý yêu cầu các loại hợp đồng cụ thể, chẳng hạn như bất động sản và di chúc, phải bằng văn bản và được ký bằng chữ ký thực. Hợp đồng điện tử có thể không đáp ứng được các yêu cầu pháp lý này.
• Khả năng thay đổi và thẩm định: Trong một số trường hợp, hợp đồng điện tử có thể khó khăn hơn trong việc điều chỉnh và thẩm định so với hợp đồng giấy tờ truyền thống.
• Sự phụ thuộc vào công nghệ: Hợp đồng điện tử phụ thuộc vào công nghệ và hệ thống điện tử. Nếu có sự cố kỹ thuật hoặc sự cố về hạ tầng mạng, hợp đồng có thể bị ảnh hưởng.

Cách tốt nhất để lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử

Việc lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử hiệu quả là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào mong muốn duy trì quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả. Vì hợp đồng điện tử là tài liệu kỹ thuật số nên việc lưu trữ và quản lý chúng có thể khác với hợp đồng trên giấy truyền thống:

• Hệ thống lưu trữ phải được thiết kế để hạn chế quyền truy cập chỉ dành cho những người có thẩm quyền đồng thời cho phép truy xuất dễ dàng các hợp đồng khi cần thiết.
• Tạo quy ước đặt tên nhất quán cho hợp đồng điện tử của bạn vì nó cho phép định vị và xác định hợp đồng nhanh chóng, đồng thời ngăn ngừa thất lạc hoặc mất mát các tài liệu quan trọng.
• Sao lưu hợp đồng điện tử thường xuyên để bảo vệ khỏi mất dữ liệu do lỗi hệ thống, tấn công mạng hoặc các trường hợp không lường trước khác.
• Theo dõi và giám sát những thay đổi được thực hiện đối với hợp đồng điện tử của bạn, từ đó nâng cao trách nhiệm giải trình và tính minh bạch.
• Tiến hành đánh giá và kiểm tra định kỳ các hợp đồng điện tử của bạn để đảm bảo chúng được cập nhật, chính xác và đáp ứng tất cả các yêu cầu pháp lý và quy định.

Kết luận

Tóm lại, hợp đồng điện tử (e-contract) đại diện cho một xu hướng chuyển đổi toàn diện trong cách chúng ta thực hiện và quản lý các thỏa thuận kinh doanh. Quan trọng nhất, để tận dụng tối đa tiềm năng của hợp đồng điện tử, chúng ta cần cân nhắc rõ ràng các điều khoản để đảm bảo tính bảo mật, hiệu lực và tuân thủ pháp luật trong mọi giao dịch.

>> Xem thêm: Ví tiền điện tử – Tất cả thông tin bạn cần biết