Để buổi Sprint Retrospective đi đúng hướng

Giống như mỗi cá nhân đều có nhu cầu tự hoàn thiện và phát triển, năng suất làm việc hay sản phẩm chúng ta làm ra đều cần được cải tiến theo thời gian. Đó chính là mục đích của cuộc họp Sprint Retrospective – Cải tiến Sprint!

Tổng quan về Sprint Retrospective

Sprint Retrospective (thường được gọi là Sprint Retro hoặc Cải tiến Sprint) là sự kiện cuối cùng trong một Sprint, nhằm mục tiêu tăng chất lượng sản phẩm và hiệu quả công việc. Trong Scrum, cải tiến là hoạt động định kỳ, không phải chỉ được thực hiện khi công việc/sản phẩm phát sinh vấn đề. Đây là dịp để nhóm Scrum nhìn lại quá trình làm việc của một Sprint và xác định những thay đổi cần thiết để đạt được kết quả tốt hơn ở Sprint sau.

Thành phần tham dự

• Bắt buộc: Nhóm phát triển và Scrum Master
• Không bắt buộc: Product Owner (PO) và các khách mời khác.

Thời lượng

Đối với Sprint 1 tháng, thời lượng tối đa thực hiện Sprint Retrospective là 3 giờ. Đối với các Sprint ngắn hơn, thời lượng cải tiến sẽ ngắn hơn, tương ứng khoảng 45 phút cho Sprint 1 tuần. 

3 hoạt động chính của buổi Sprint Retrospective

1. Thanh tra lại Sprint vừa qua, bao gồm các yếu tố liên quan đến con người, giao tiếp, quy trình và công cụ.
2. Liệt kê những hạng mục đã làm tốt và những hạng mục có thể cải tiến được.
3. Lên kế hoạch triển khai cải tiến cho Sprint sau.

Cải tiến bằng cách nào?

Có khá nhiều phương pháp được các nhóm Scrum sử dụng để cải tiến Sprint. Hãy cùng điểm qua một số kỹ thuật phổ biến sau đây:

Kỹ thuật Glad, Sad, Mad

Với kỹ thuật Glad, Sad, Mad, ý kiến của các thành viên sẽ được phân loại thành 3 nhóm: 

• Glad: những hạng mục cá nhân cảm thấy đã làm tốt, hài lòng
• Sad: những hạng mục chưa hài lòng và có thể cải tiến được
• Mad: những hạng mục gây cản trở nghiêm trọng, mong muốn loại bỏ.

Kỹ thuật SpeedBoat

Tương tự với Glad, Sad, Mad, kỹ thuật Speedboat cũng nhằm mục đích thu thập và phân loại ý kiến của các thành viên. Trong đó Wind (cơn gió) đại diện cho các yếu tố gây cản trở tốc độ; Anchor (mỏ neo) đại diện cho những rủi ro và Sails (cánh buồm) đại diện cho những điều tích cực. Hãy cùng tham khảo hình bên dưới:

Kỹ thuật hỏi nhanh: Start, Stop and Continue

Trong suốt buổi họp, các thành viên sẽ phải trả các câu hỏi họ sẽ bắt đầu, dừng lại và tiếp tục làm gì trong print sắp tới. Cụ thể:

• Star: những công việc mà thành viên trong nhóm nghĩ rằng team nên thêm vào quy trình làm việc của mình
• Stop: những việc mà thành viên của team nghĩ rằng thực hiện nó không hiệu quả hoặc làm lãng phí thời gian
• Continue: các công việc mà team muốn tiếp tục thực hiện nhưng vẫn chưa hình thành thói quen hoặc chưa đạt được mục đích như mong muốn.

Ngoài 3 kỹ thuật nêu trên, nhóm Scrum hoàn toàn có thể sáng tạo kỹ thuật của riêng team mình, chỉ cần đảm bảo đúng mục đích của buổi Sprint Retrospective.

Một số vấn đề thường gặp

#1. Các thành viên không trung thực

Khắc phục bằng cách: tạo môi trường an toàn, khuyến khích cá nhân bày tỏ quan điểm. Thông thường, những tranh luận trong buổi Retrospective sẽ không được mang ra ngoài cuộc họp, Scrum Master cần đảm bảo mọi người hiểu và đồng ý với quy tắc này.

#2. Groupthink – Hiệu ứng bầy đàn

“Hiệu ứng bầy đàn” chỉ hiện tượng cá nhân bị phụ thuộc vào lối suy nghĩ và hành động của cả nhóm. Chẳng hạn, nhà đầu tư vội vàng mua một loại coin theo những người khác; một bài đăng bởi người có ảnh hưởng trên mạng xã hội được đám đông hùa theo đồng tình… Tương tự, trong cuộc họp Sprint Retrospective, một số thành viên cũng sẽ có xu hướng đồng tình với ý kiến của số đông – dù bản thân họ có những luồng suy nghĩ khác. Nên nhớ rằng: “The majority is not always right” – Số đông không phải lúc nào cũng đúng.

Khắc phục bằng cách: thu thập ý kiến riêng của từng thành viên. Có thể yêu cầu mỗi người tự viết ra ý kiến của bản thân mình.

#3. Cuộc họp nhàm chán và thiếu hiệu quả

Khắc phục bằng cách: đa dạng hình thức cuộc họp, sử dụng nhiều format khác nhau. Ngoài ra, có thể thay đổi không gian cuộc họp để mang lại sự mới mẻ cho người tham gia. Tuy nhiên, cần lưu ý các không gian bên ngoài như quán ăn, cafe… phải đảm bảo được sự tập trung và tính riêng tư của nhóm.

Vậy đâu là bí kíp để cuộc họp Sprint Retrospective đi đúng hướng?

• Thực hiện điều chỉnh nhỏ, nhưng cụ thể.

Mục đích của Sprint Retrospective là tạo ra những điều chỉnh tích cực cho Sprint sau. Nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng có thể tìm được giải pháp để cải tiến; mặt khác, những thay đổi lớn bao giờ cũng đem đến nhiều trở ngại, khó thực hiện trong một sớm một chiều. Do đó, nhóm có thể bắt đầu bằng cách tập trung vào những cải tiến nhỏ để dễ dàng thích nghi hơn.

• Giữ sự tích cực

Các nghiên cứu cho thấy, tinh thần tích cực đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc cũng như thúc đẩy sự sáng tạo. Theo đó, thay vì chỉ tập trung vào những khía cạnh tiêu cực, hãy bắt đầu cuộc họp bằng cách khai thác các yếu tố tích cực đã làm được ở Sprint trước. Điều này sẽ giúp các thành viên trong nhóm giữ được trạng thái tinh thần tốt trong cả cuộc họp.

• Áp dụng kỹ thuật 5 Whys để đào sâu vấn đề

5 Whys là kỹ thuật đặt câu hỏi liên tiếp, trong đó mỗi câu trả lời là cơ sở cho câu hỏi tiếp theo, cho đến khi tìm ra gốc rễ của một vấn đề cụ thể.

Ví dụ: một ứng dụng bị chậm tiến độ release 

• Câu hỏi 1: Tại sao bị trễ tiến độ? – Vì chưa hoàn thành phần thiết kế giao diện
• Câu hỏi 2: Tại sao thiết kế giao diện chưa hoàn thành? – Vì UI/UX Designer không có đủ thời gian
• Câu hỏi 3: Tại sao không có đủ thời gian? – Vì ước tính khối lượng công việc chưa chính xác
• Câu hỏi 4: Tại sao lại ước lượng chưa chính xác? – Vì có nhiều công việc phát sinh
• Câu hỏi 5: Tại sao có nhiều công việc phát sinh? –  Vì nhóm phân bổ công việc không hợp lý.

Bằng cách này, cả nhóm sẽ có được sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề đã xảy ra. Từ đó, đề ra được cách giải quyết triệt để, tránh lặp lỗi tương tự ở Sprint sau. 

• Đảm bảo cuộc họp không bị chi phối

Cuộc họp Sprint Retrospective là dịp để các thành viên chia sẻ thông tin kèm những quan điểm, nhìn nhận của bản thân về công việc nhóm đã thực hiện. Hãy chắc chắn rằng ý kiến của mọi thành viên đều được đưa ra và ghi nhận. Nếu cuộc họp bị ai đó lấn át hay chi phối, Scrum Master cần có những tác động nhằm tạo điều kiện cho nhóm có không gian nêu lên ý kiến của mình.