Những thông tin cần biết về EDI (Electronic Data Interchange)

Các doanh nghiệp thường xuyên phải liên lạc và trao đổi các tài liệu rất quan trọng. Nếu sử dụng tài liệu giấy sẽ mất rất nhiều thời gian và không đảm bảo tính bảo mật. Đây chính là lúc EDI phát huy tính hữu ích của nó. Dù hai công ty khác nhau và cách rất xa nhau vẫn có thể dễ dàng trao đổi thông tin hoặc tài liệu (như đơn đặt hàng, thông báo vận chuyển, hóa đơn…) với sự trợ giúp của EDI. Cùng Techie tìm hiểu công nghệ này trong bài viết dưới đây.

EDI (Electronic Data Interchange) là gì?

EDI (Electronic Data Interchange), hay còn được gọi là trao đổi dữ liệu điện tử, là việc trao đổi trực tiếp các tài liệu liên quan đến kinh doanh giữa hai máy tính dựa trên một tiêu chuẩn cố định với các bản sao điện tử của các tài liệu thông dụng như đơn đặt hàng, yêu cầu hỗ trợ, hóa đơn…

Trong các giao dịch EDI, thông tin chảy thẳng từ ứng dụng máy tính của tổ chức này tới chương trình máy tính của tổ chức khác. Giao dịch bao gồm những điều sau đây:

• Yếu tố dữ liệu: Những phần thông tin riêng biệt như tên hãng, mã sản phẩm, số lượng và giá cả. Mỗi tiêu chuẩn EDI bao gồm một đặc tả cho từng thành phần dữ liệu bên trong mỗi bộ giao dịch, xác định loại dữ liệu (số, chữ ngày, giờ), độ dài tối thiểu và tối đa cho phép và mọi “giá trị mã” liên quan (ví dụ: thành phần mã trao đổi tiền tệ).
• Phân đoạn: Đề cập đến các tập hợp thành phần dữ liệu có liên quan một cách logic như số đơn đặt hàng, khối lượng, đơn vị hoặc giá được liên kết với một sản phẩm trong đơn đặt hàng. Trước một phân đoạn luôn có ID phân đoạn cho biết loại thành phần tài liệu hoặc thông tin bao gồm phân đoạn đó.
• Phong bì: Đóng gói các bộ giao dịch để truyền. Mỗi bộ giao dịch được đặt trong một phong bì thông báo riêng biệt, trong khi một cụm các bộ giao dịch (chẳng hạn như một nhóm hóa đơn) được đặt trong một phong bì nhóm.

EDI (Electronic Data Interchange) hiện được các doanh nghiệp sử dụng để trao đổi vô số loại tài liệu, bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, yêu cầu báo giá, đơn xin vay vốn… Trong hầu hết các trường hợp, EDI hỗ trợ trao đổi sản phẩm và dịch vụ như một phần của chuỗi cung ứng hoặc quan hệ đối tác giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B).

Quy trình hoạt động của EDI

Các loại EDI

Có một số loại EDI được sử dụng trong các bối cảnh và ngành công nghiệp khác nhau. Tùy thuộc vào yêu cầu của đối tác thương mại, khả năng kỹ thuật, nhu cầu bảo mật và tiêu chuẩn ngành mà lựa chọn một loại EDI phù hợp.

• EDI trực tiếp: Còn được gọi là EDI điểm-điểm, nó thiết lập kết nối trực tiếp giữa hệ thống của người gửi và người nhận, cho phép trao đổi an toàn các tài liệu điện tử mà không cần qua trung gian. Nó đòi hỏi cả hai bên phải có hệ thống và giao thức liên lạc tương thích.
• Mạng giá trị gia tăng (VAN): Là nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba đóng vai trò trung gian cho các giao dịch EDI. VAN nhận tài liệu EDI từ một đối tác thương mại, xác thực và xử lý chúng, sau đó chuyển chúng đến người nhận dự kiến. VAN cung cấp các dịch vụ truyền dữ liệu, dịch thuật, theo dõi tài liệu và định tuyến tin nhắn an toàn.
• AS2: Là giao thức truyền thông dựa trên Internet đảm bảo trao đổi an toàn và đáng tin cậy các tài liệu EDI qua internet bằng cách sử dụng mã hóa và chữ ký số. AS2 sử dụng giao thức HTTP hoặc HTTPS để liên lạc, đó là lý do tại sao đây là phương thức được sử dụng nhiều nhất cho các giao dịch EDI.
• AS4: Là phần mở rộng của AS2 và cung cấp tiêu chuẩn nhắn tin nâng cao cho trao đổi EDI. Nó bổ sung thêm các tính năng bảo mật, hỗ trợ dịch vụ web và tăng khả năng tương tác giữa các hệ thống khác nhau. AS4 thường được sử dụng trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe và chính phủ.
• Web EDI: Cho phép giao dịch EDI thông qua các cổng hoặc nền tảng dựa trên web. Web EDI thường phù hợp với các doanh nghiệp hoặc tổ chức nhỏ hơn có khối lượng giao dịch thấp hoặc nguồn lực CNTT hạn chế. Nó đơn giản hóa quá trình giới thiệu và giảm các yêu cầu kỹ thuật để tham gia EDI.
• EDI di động: Cho phép người dùng thực hiện các tác vụ liên quan đến EDI bằng các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Có 6 loại EDI cơ bản

Ưu điểm của EDI

Trao đổi dữ liệu điện tử có một số lợi ích:

• Giảm mức sử dụng giấy. Việc trao đổi dữ liệu qua internet giúp giảm chi phí lưu trữ, in ấn, tái chế giảm đến mức tối đa.
• Cải thiện chất lượng dữ liệu cũng được cải thiện đáng kể vì tránh được các sai sót của việc nhập dữ liệu truyền thống.
• Tăng tốc độ trao đổi dữ liệu khi mọi thứ diễn ra trực tuyến. Điều này giúp thông tin được truyền đi nhanh chóng và kịp thời.
• Bằng cách tuân theo các giao thức và các quy tắc tiêu chuẩn, tính bảo mật của tất cả các tài liệu quan trọng luôn được bảo mật và an toàn.
• Với rất ít lỗi, thời gian phản hồi nhanh, mọi thứ đều được tự động hóa và không cần sử dụng giấy, chi phí sẽ tự động giảm.

Nhược điểm của EDI

• Việc thiết lập ban đầu của EDI rất tốn thời gian.
• Các tiêu chuẩn EDI tiếp tục thay đổi sau một khoảng thời gian.
• Cần có một bản sao lưu rất có hệ thống và thích hợp vì toàn bộ dữ liệu dựa vào EDI.
• Việc thiết lập và bảo trì EDI rất tốn kém.

Ứng dụng công nghệ EDI trong các ngành

Bán lẻ

Ngành bán lẻ sử dụng EDI cho đơn đặt hàng và xác nhận đơn đặt hàng. Giai đoạn vận chuyển yêu cầu nhà cung cấp gửi thông báo giao hàng trước cho nhà bán lẻ với thông tin quan trọng về nội dung gói hàng, thời gian vận chuyển… Ngoài ra, các nhà bán lẻ cần sử dụng EDI để phản hồi việc chuyển tiền, xác nhận thanh toán cho nhà cung cấp. Các giai đoạn này đảm bảo rằng mọi bước của chuỗi cung ứng đều được kết hợp chặt chẽ và tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Chăm sóc sức khỏe

Trao đổi dữ liệu điện tử đóng một vai trò quan trọng trong ngành chăm sóc sức khỏe vì nó tạo điều kiện trao đổi thông tin an toàn và hiệu quả giữa các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, công ty bảo hiểm, nhà thuốc và các tổ chức khác. Nó cho phép các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe gửi yêu cầu bồi thường bằng điện tử, dẫn đến việc hoàn trả nhanh hơn và giảm tỷ lệ từ chối yêu cầu bồi thường.

Ngân hàng và tài chính

EDI được sử dụng để trao đổi thông tin liên quan đến thanh toán, hóa đơn, chứng từ và thông tin giao dịch giữa các ngân hàng, tổ chức tài chính và các đối tác kinh doanh. Nó giúp tăng tốc và tự động hóa quy trình thanh toán và giảm thiểu sai sót trong quá trình giao dịch tài chính.

Kết luận

Cho đến nay, EDI truyền thống gắn liền với việc trao đổi các tài liệu kinh doanh như đơn đặt hàng, hóa đơn và thông báo vận chuyển. Phạm vi của nó đang mở rộng để bao gồm các hình thức trao đổi dữ liệu khác, bao gồm tích hợp với các thiết bị Internet of Things (IoT). Bằng cách kết hợp dữ liệu IoT vào các quy trình EDI, doanh nghiệp sẽ có thể có được khả năng hiển thị theo thời gian thực về chuỗi cung ứng của mình, giám sát mức tồn kho và tối ưu hóa hoạt động sản xuất và hậu cần.

>> Xem thêm: RFID là gì? Cách thức hoạt động và ứng dụng của RFID trong sản xuất