ERP là gì? Giá trị kinh doanh của ERP cho doanh nghiệp

Hệ thống ERP được sử dụng để giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô vượt qua các thách thức, từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn. Các hoạt động kinh doanh ban đầu có thể không còn theo kịp nhu cầu ngày càng tăng, điều này đòi hỏi các công cụ kinh doanh hiệu quả hơn. Cùng Techie tìm hiểu “ERP là gì?” để quản lý hiệu quả các hệ thống và nguồn lực trong doanh nghiệp của bạn.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng để quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức. Nó là một hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện, bao gồm các quy trình và chức năng từ các phòng ban khác nhau như tài chính, kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý mua hàng, bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng.

Mục tiêu chính của ERP là tạo ra một nền tảng cơ sở dữ liệu chung và tương thích để quản lý thông tin, tài nguyên và quy trình kinh doanh của một tổ chức. Bằng cách tích hợp các hoạt động và thông tin từ các bộ phận khác nhau của tổ chức, ERP giúp tăng cường hiệu suất, tối ưu hóa quy trình và cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh.

Các loại hệ thống ERP là gì?

Có ba loại hệ thống ERP chính hoạt động với các tùy chọn mô hình triển khai khác nhau bao gồm ERP đám mây , ERP tại chỗ và ERP lai:

• Phần mềm ERP tại chỗ: được triển khai tại chỗ và duy trì trong không gian văn phòng vật lý của một tổ chức, được lưu trữ trên máy tính và máy chủ của chính công ty để có toàn quyền kiểm soát, hỗ trợ và sở hữu toàn bộ hệ thống sau khi được triển khai.
• Phần mềm ERP dựa trên đám mây: là một giải pháp dựa trên web, được gọi là phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), trong đó một tổ chức truy cập và lưu trữ dữ liệu trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, thường thông qua việc mua đăng ký. Nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ liên tục, cập nhật, đào tạo và tùy chỉnh linh hoạt.
• Phần mềm ERP “Hybrid”: là sự kết hợp của hệ thống ERP tại chỗ và dựa trên nền tảng đám mây. Các mô hình này có thể cung cấp cho người dùng ERP sự linh hoạt để di chuyển giữa các mô hình phân phối hoặc tích hợp các lợi ích không có sẵn khi triển khai hiện tại.

Giá trị kinh doanh của ERP là gì?

• Tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả ROI: Tăng năng suất và hiệu quả nhờ tích hợp, tự động hóa phần mềm ERP cung cấp.
• Hỗ trợ ra quyết định chính xác: Cải thiện việc ra quyết định bằng một nguồn thông tin tổng hợp duy nhất và dữ liệu thời gian thực.
• Quản lý việc tuân thủ quy định: Quản lý và giám sát việc tuân thủ các tiêu chuẩn quy định và thậm chí thiết lập cảnh báo về việc không tuân thủ.
• Giảm thiểu rủi ro: Tự động hóa các hoạt động kinh doanh cốt lõi, giảm lỗi của con người, tiết kiệm thời gian và nguồn lực của nhân viên.
• Cải thiện độ tin cậy của chuỗi cung ứng và mạng lưới phân phối: Sử dụng MRP theo nhu cầu để dự báo cung cầu và chuẩn bị cho những thay đổi trong đơn đặt hàng và chuỗi cung ứng.
• Tối ưu hóa việc quản lý khách hàng và đối tác: dịch vụ, quản lý quan hệ khách hàng, đối tác và nhà cung cấp với cái nhìn sâu sắc từ thông tin được chia sẻ liền mạch.

Những đối tượng nào sử dụng ERP?

Tài chính/kế toán

Đội ngũ kế toán thường là người áp dụng đầu tiên. Nhóm này sẽ theo dõi và báo cáo tất cả các giao dịch và thông tin tài chính khác trong hệ thống, bao gồm các khoản phải trả, các khoản phải thu và bảng lương. Với ERP, các chuyên gia lập kế hoạch và phân tích tài chính có thể biến dữ liệu tài chính toàn diện thành dự báo và báo cáo về doanh thu, chi phí và dòng tiền.

Chuỗi cung ứng

Dựa vào hệ thống ERP, công ty có thể đảm bảo dòng hàng hóa trôi chảy liên tục từ nhà cung cấp đến khách hàng. Họ dựa vào thông tin chính xác, chi tiết do hệ thống cung cấp để tối ưu hóa mức tồn kho, ưu tiên đặt hàng, giao hàng đúng hạn, tránh gián đoạn chuỗi cung ứng và xác định các quy trình thủ công hoặc kém hiệu quả.

Bán hàng và tiếp thị

Bằng cách sử dụng những hồ sơ tương tự đó, bộ phận tiếp thị có thể tự động hóa và quản lý hoạt động tiếp cận trên tất cả các kênh, từ email, quảng cáo hiển thị hình ảnh đến phương tiện truyền thông xã hội, đồng thời đo lường tính hiệu quả của những thông điệp và kênh đó để phân bổ ngân sách tốt hơn.

Nhân sự

Bộ phận nhân sự theo dõi tất cả thông tin nhân viên và xu hướng lực lượng lao động rộng hơn trong ERP. Nó có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin liên lạc, chi tiết về lương thưởng và phúc lợi cũng như các tài liệu khác cho mỗi nhân viên.

Khi nào bạn cần ERP?

Ban đầu, phần mềm ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay, các dịch vụ ERP phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) dựa trên đám mây đã hạ thấp các rào cản gia nhập và giúp vô số công ty mới nổi và vừa tăng cường hiệu quả, khả năng hiển thị và khả năng sinh lời.

Dưới đây là một số mẹo giúp xác định xem ERP có dành cho bạn hay không:

• Khi các hệ thống lỗi thời hoặc không đầy đủ gây ra sự thiếu hiệu quả, làm xáo trộn vùng dữ liệu hoặc không thể hỗ trợ những thay đổi mà doanh nghiệp muốn thực hiện, đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp mới.
• Dữ liệu không chính xác là một dấu hiệu khác đã đến lúc bạn nên sử dụng hệ thống ERP đầu tiên hoặc mới.
• Lỗi liên tục và gây ra sự cố, như việc gửi nhầm hàng cho khách và sai lệch giữa những đơn đặt hàng. Một hệ thống thống nhất có thể tổ chức tốt các hoạt động và cải tiến các quy trình để giảm bớt những trở ngại này.
• Quá phụ thuộc vào email và bảng tính để đối chiếu và chia sẻ thông tin quan trọng là một dấu hiệu khác mà bạn cần ERP. Bảng tính yêu cầu cập nhật thủ công, thường xuyên, rất mất thời gian và công sức. Bên cạnh đó chia sẻ dữ liệu nhạy cảm qua email tiềm ẩn nhiều rủi ro bảo mật và có thể gây khó khăn cho việc tìm thấy thứ bạn cần.

Mặc dù có những chi phí đi kèm với việc mua và triển khai phần mềm ERP nhưng nó thường mang lại lợi tức đầu tư nhanh chóng. ERP luôn có sự trợ giúp dành cho những ai muốn xây dựng một đề án kinh doanh.

Nhược điểm của hệ thống ERP là gì?

Bên cạnh những giá trị vượt trội, ERP vẫn tồn tại những thách thức mà các công ty có thể gặp phải trong việc xây dựng và triển khai phương án kinh doanh cho một hệ thống. Khi chuẩn bị cho một dự án ERP, hãy lưu ý đến những những mối quan tâm sau:

• Chi phí hệ thống: Bởi vì chúng đắt tiền để mua, triển khai và bảo trì, các hệ thống ERP ban đầu chỉ có thể tiếp cận được với các công ty lớn.
• Nhu cầu đào tạo: Giống như bất kỳ công nghệ mới nào, ERP có một lộ trình học tập. Bất kỳ ai sử dụng phần mềm – lý tưởng nhất là hầu hết hoặc tất cả nhân viên đều cần được đào tạo ở một mức độ nào đó. Tuy nhiên, các hệ thống mới hơn nhận được bản cập nhật thường xuyên sẽ trực quan và thân thiện hơn với người dùng, giảm yêu cầu đào tạo và tăng khả năng áp dụng.
• Chi phí chuyển đổi dữ liệu: Khi chuyển sang ERP mới, bạn có thể cần chuyển đổi một số dữ liệu sang định dạng tương thích với nền tảng mới. Điều này có thể dẫn đến chi phí và sự chậm trễ không mong muốn, vì vậy hãy xem lại cơ sở dữ liệu của bạn và làm việc với nhóm CNTT để sớm xác định các vấn đề tiềm ẩn về khả năng tương thích dữ liệu.
• Bảo trì: Bảo trì tiêu tốn một khoản chi phí lớn ngăn cản các doanh nghiệp có doanh thu thấp áp dụng ERP. Một công ty không chỉ cần nhân viên CNTT để xử lý các bản vá, bảo mật và nâng cấp hệ thống cần thiết mà còn phải trả tiền cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba về chuyên môn của mình.

Kết luận:

Điều quan trọng là cần phải nhận thức được những rào cản tiềm ẩn này trước khi áp dụng hệ thống để có thể chuẩn bị đầy đủ và xoa dịu những nghi ngờ từ các bên liên quan. Bằng cách lập một kế hoạch chi tiết và chọn nhà cung cấp ERP phù hợp bạn có thể tránh được những điều này.
>> Xem thêm: RFID là gì? Cách thức hoạt động và ứng dụng của RFID trong sản xuất