Văn phòng điện tử (cloud office) là gì? Những lợi ích khi sử dụng văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử (cloud office) dần trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nhờ tính tiện lợi và hiệu quả của nó. Nên hay không việc triển khai văn phòng điện tử đang là một mối trăn trở đối với nhiều doanh nghiệp. Để hiểu thêm về hình thức công nghệ này, cùng Techie khám phá bài viết dưới đây!

Văn phòng điện tử (cloud office) là gì?

Văn phòng điện tử (cloud office) là một mô hình văn phòng thông minh, nơi các ứng dụng và dữ liệu văn phòng được lưu trữ và truy cập từ xa thông qua Internet, cho phép người dùng làm việc từ bất cứ đâu, điều này việc giao tiếp và cộng tác trong nhóm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Văn phòng điện tử kết hợp quản lý e-mail, tài liệu, lịch, liên hệ và tác vụ trong một ứng dụng tích hợp. Người làm việc có thể chia sẻ dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng và ở bất cứ đâu.

Các tính năng chính của văn phòng điện tử (cloud office)?

• E-mail: Gửi và nhận e-mail dễ dàng trong ứng dụng Webmail của văn phòng điện tử. Giao diện người dùng trực quan và quen thuộc trên các thiết bị và trình duyệt. Tùy thuộc vào gói cloud office, bạn có dung lượng lưu trữ e-mail lên tới 100 GB. Trợ lý thiết lập hữu ích cho phép bạn thiết lập hộp thư trên thiết bị làm việc của mình mà không cần biết trước.
• Lịch: Lịch cloud office cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các cuộc hẹn của bạn. Các tính năng của lịch bao gồm: lập kế hoạch và tạo cuộc hẹn, kiểm tra tình trạng sẵn sàng của các thành viên trong nhóm và gửi lời mời cuộc hẹn. Bên cạnh đó, lịch cũng có thể được đồng bộ hóa với lịch kỹ thuật số từ các nhà cung cấp dịch vụ khác như: Outlook, Apple, Google…
• Sổ địa chỉ: Sổ địa chỉ của văn phòng điện tử hỗ trợ dễ dàng thêm và quản lý danh bạ. Trong trình quản lý địa chỉ, người dùng có thể sử dụng chức năng lọc hoặc chia sẻ toàn bộ sổ địa chỉ với nhóm của mình. Sổ địa chỉ của cá nhân có thể được đồng bộ hóa với các thiết bị làm việc và điện thoại thông minh của bạn.
• Nhiệm vụ: Chức năng nhiệm vụ trong văn phòng điện tử cho phép bạn quản lý các dự án và theo dõi danh sách việc cần làm. Các tác vụ liên tục và định kỳ có thể dễ dàng được tạo, chỉnh sửa và phân công. Ngoài ra, người dùng cũng có thể đặt ngày đến hạn và thiết lập chức năng nhắc nhở.
• Ổ đĩa máy chủ: Lưu và quản lý các tập tin cá nhân hoặc công ty bằng Hostpoint Drive. Tại đó, người dùng có thể sắp xếp và chỉnh sửa dữ liệu của trực tiếp trong trình duyệt hoặc cục bộ bằng một trong các ứng dụng khách Drive có sẵn dành cho Windows, MacOS, Android hoặc iOS. Trong ổ đĩa máy chủ, việc chia sẻ tệp và thư mục bằng liên kết cho các thành viên nhóm cũng được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
• Tài liệu: Viết tài liệu văn bản, sắp xếp dữ liệu vào bảng tính và tạo bản trình bày trực quan, đa dạng. văn phòng điện tử Documents cho phép bạn cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực.

Lợi ích của văn phòng điện tử (cloud office)?

Tối ưu hóa việc hợp tác và giao tiếp

Với mục tiêu để việc giao tiếp và cộng tác nơi công sở trở nên đơn giản hơn, các công cụ của văn phòng điện tử đã giúp nhiều tổ chức hoàn thành công việc hiệu quả và đạt được các mục tiêu kinh doanh quan trọng. Dưới đây là một số tác động cụ thể của văn phòng điện tử (cloud office):

• Tăng năng suất: Với các dự án trên đám mây, toàn bộ nhóm sẽ có được cái nhìn rõ về tiến độ theo thời gian thực. Điều này giúp các thành viên dễ theo dõi tiến độ dự án và hiểu rõ về phần việc của mình.
• Sử dụng thời gian hiệu quả: Giúp các thành viên trong nhóm tận dụng mọi khoảng thời gian, cả khi không có mặt ở văn phòng. Ở bất cứ đâu họ cũng có thể truy cập và thảo luận công việc.
• Hợp tác với đối tác: Chia sẻ thông tin nhạy cảm với bên thứ ba là mối quan tâm của nhiều tổ chức. Tuy nhiên, tính năng mã hóa và hết hạn tài liệu sẽ ngăn người dùng trái phép truy cập vào tệp và cho phép các tổ chức cộng tác mà không cần lo lắng.

Tích hợp bảo mật mạnh mẽ

Với lực lượng lao động làm việc từ xa ngày càng tăng và ngày càng có nhiều thiết bị được sử dụng bên ngoài tổ chức, việc bảo mật dữ liệu đầy đủ càng trở nên phức tạp và khó khăn. Với văn phòng điện tử, các nhóm quản lý mối đe dọa chuyên dụng sẽ tìm kiếm, dự đoán và giảm bớt hoạt động truy cập trái phép hoặc độc hại với tốc độ 24/24 và trong trường hợp dữ liệu bị hỏng, quá trình khắc phục thảm họa sẽ được thực hiện thông qua các hệ thống sao lưu. Đây là mức độ bảo mật mà ít công ty có thể tự sản xuất được.

Bên cạnh đó còn có một số tính năng quan trọng khác giúp bảo vệ an toàn dữ liệu của tổ chức là:

• Quản lý thiết bị di động: Nếu một thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp, nhóm CNTT của tổ chức có thể xóa dữ liệu kinh doanh trên thiết bị đó mà không cần phải sử dụng chính thiết bị đó.
• Xác thực: Xác thực đa yếu tố cung cấp bảo mật và bảo vệ bổ sung cho dữ liệu nhạy cảm.
• Mã hóa Email: Đảm bảo email chỉ được đọc bởi những người có ý định gửi email.
• Exchange Protection: Bảo mật truy cập email nâng cao chống lại thư rác và phần mềm độc hại.

Tiết kiệm chi phí

Giao tiếp không hiệu quả, cộng tác không hiệu quả, quản lý thời gian kém và lập kế hoạch không đúng chỉ là một vài lý do gây lãng phí nguồn lực, công việc trùng lặp và thất bại của dự án.

Văn phòng điện tử giúp phân bổ nguồn lực phù hợp để hoàn thành công việc một cách hiệu quả – trong ngân sách và trong phạm vi.

Các bước hướng dẫn để sử dụng phần mềm văn phòng điện tử

Để sử dụng cloud office, khách hàng cần thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Đăng ký thông tin
Khách hàng truy cập vào trang web http://cloud.neo.vn/ và điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp. Sau khi hoàn tất, khách hàng sẽ nhận được thông tin kích hoạt tài khoản.

Bước 2: Đặt hàng và thanh toán
Khách hàng điền đầy đủ thông tin của công ty vào mẫu đặt hàng được gửi kèm theo email kích hoạt tài khoản. Khách hàng có thể thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt.

Bước 3: Tiếp nhận bàn giao tài khoản và hướng dẫn sử dụng
Sau khi nhận được thanh toán, văn phòng điện tử sẽ cấp tài khoản cho khách hàng. Đồng thời, văn phòng điện tử sẽ xây dựng các nội dung thông tin theo yêu cầu của từng công ty và tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho khách hàng.

Kết luận

Văn phòng điện tử (cloud office) là một giải pháp công nghệ thông tin hiện đại, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc ứng dụng văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, tăng cường tính minh bạch và bảo mật thông tin. Để triển khai thành công văn phòng điện tử, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực và quy trình làm việc.

>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử (e-contract) là gì? Cách tốt nhất để lưu trữ hợp đồng điện tử