Top 8 phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất tại Việt Nam

Một hóa đơn chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin là một phần quan trọng trong việc tạo ấn tượng với khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, việc sao chép mẫu và lần lượt nhập tất cả chi tiết, sau đó sử dụng bảng tính để theo dõi rất mất thời gian và công sức. Hãy để Techie mách bạn top 8 phần mềm hóa đơn điện tử để thay bạn quản lý và thực hiện các giao dịch kinh doanh một cách nhanh chóng và tiết kiệm nhé!

Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

Phần mềm hóa đơn điện tử (e-invoicing software) là một ứng dụng hoặc công cụ số được sử dụng để tạo, quản lý và trao đổi hóa đơn điện tử giữa các doanh nghiệp và tổ chức. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy truyền thống và thường được chấp nhận bởi các cơ quan thuế và các đối tác kinh doanh.

Phần mềm hóa đơn điện tử cải thiện những sai sót nhỏ và tiết kiệm thời gian, chi phí so với nhập dữ liệu thủ công. Ngoài ra, bằng cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tạo và gửi hóa đơn ở định dạng điện tử tiêu chuẩn, giúp toàn bộ quá trình lập hóa đơn nhanh hơn, dễ dàng hơn, không rắc rối và chính xác hơn.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Hãy điểm qua một số lợi ích của việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: loại bỏ quy trình lập hóa đơn rườm rà trên giấy, cho phép công ty tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
• Giảm chi phí nguyên vật liệu: giúp giảm chi phí nguyên vật liệu liên quan đến giấy, in ấn và bao bì.
• Đơn giản hóa việc lưu trữ: việc lưu trữ hóa đơn giấy lâu dài có thể gặp rủi ro do có thể bị hư hỏng, mất mát. Hóa đơn điện tử cho phép tích hợp dễ dàng vào hệ thống lưu trữ điện tử với tính năng sao lưu và sao chép dữ liệu an toàn
• Truy cập hóa đơn điện tử từ mọi nơi: có thể được truy cập từ mọi nơi, mọi lúc và thông qua bất kỳ trình duyệt web nào.

Khó khăn khi triển khai phần mềm hóa đơn điện tử

Dưới đây là một số thách thức bạn có thể gặp phải khi triển khai phần mềm hóa đơn điện tử trong công ty của mình:

• Sự đầu tư ban đầu: Triển khai phần mềm hóa đơn điện tử đôi khi đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu lớn, bao gồm việc mua phần mềm, đào tạo nhân viên và cập nhật hệ thống.
• Cần kế hoạch rõ ràng: Việc triển khai phần mềm đòi hỏi một kế hoạch rõ ràng để tất cả mọi người đều rõ nên bắt đầu từ đâu và như thế nào.
• Tuân thủ quy định và luật pháp: Các quốc gia có các quy định và luật pháp riêng về hóa đơn điện tử. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu về lưu trữ, xử lý và bảo mật hóa đơn điện tử. Việc này có thể tạo ra một số khó khăn trong việc triển khai và quản lý phần mềm hóa đơn điện tử.

8 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay

Viindoo

Viindoo được xem là một giải pháp tốt nhất trong việc quản lý hóa đơn và thanh toán hiện nay. Nó giúp người dùng linh hoạt trong việc thiết lập chính sách hóa đơn và lựa chọn các phương thức thanh toán theo nhiều cách khác nhau. Bên cạnh đó, phần mềm này còn cung cấp tính năng đối chiếu công nợ nhanh chóng và làm cho quá trình nhận thanh toán trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Các tính năng nổi trội của phần mềm này:

• Tạo hóa đơn từ đơn đặt hàng hoặc chỉ với một cú chạm
• Tự động ghi nhận nợ của khách hàng hoặc nhà cung cấp
• Thiết lập quy tắc để tự động thông báo cho các bên liên quan khi nhận hóa đơn
• Xác định và lên lịch nhắc nhở tự động đối với các khoản thanh toán đến hạn
• Linh hoạt tích hợp với các cổng thanh toán trực tuyến như chuyển khoản, thẻ tín dụng, ví điện tử, VNPAY…
• Hệ thống báo cáo được hiển thị dưới dạng phân tích (pivot), biểu đồ (cột, bánh, đường)… giúp người dùng thấy thông tin đa chiều và dễ hiểu.

Misa Meinvoice

Misa Meinvoice là phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp nhất với các doanh nghiệp tư nhân. Đây là phần mềm hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ blockchain nhằm đảm bảo an toàn bảo mật và ngăn chặn việc làm giả hóa đơn.

Các tính năng nổi trội của phần mềm này:

• Hỗ trợ việc tạo biên bản xử lý hóa đơn ngay trên phần mềm và thực hiện ký điện tử (cho cả người bán và người mua)
• Kết hợp tương thích với nhiều phần mềm quản lý bán hàng phổ biến
• Cung cấp khả năng tra cứu hàng loạt hóa đơn dựa trên thông tin người nhận và tạo lô hóa đơn cho người mua
• Cho phép bạn tạo hóa đơn bất cứ lúc nào, bất kể nơi đâu trên điện thoại
• Hỗ trợ theo dõi công nợ và cho phép thanh toán hóa đơn trực tuyến
• Cung cấp tính năng phê duyệt và xuất hóa đơn từ mọi thiết bị, bao gồm cả trang web, điện thoại di động và máy tính bảng

E-Invoice

Phần mềm hóa đơn điện tử an E-Invoice là phần mềm do Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn sáng tạo và phát triển. E-invoice là được các doanh nghiệp hàng đầu: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada…tin tưởng và lựa chọn triển khai

Các tính năng nổi trội của phần mềm này:

• Kế toán viên có thể dễ dàng thực hiện việc kê khai thuế đầy đủ theo quy định và gửi thuế điện tử
• Phần mềm này liên kết với các ứng dụng khác như hóa đơn điện tử, chữ ký số điện tử và quản lý bán hàng
• Tự động nhập dữ liệu từ các chứng từ như hóa đơn, hóa đơn bán hàng và sao kê ngân hàng
• Cung cấp một loạt các báo cáo quản lý mẫu sẵn có và cho phép bạn tùy chỉnh và thiết kế báo cáo theo nhu cầu của bạn
• Tự động tổng hợp dữ liệu để tạo báo cáo thuế, báo cáo tài chính và sổ sách

iHOADON

iHOADON là sản phẩm của Công ty Cổ phần Công nghệ Thông tin EFY Việt Nam. Đây là giải pháp kế toán tài chính được tích hợp đầy đủ các tính năng. Ngoài ra, iHOADON được thiết kế rất tối giản và tiện lợi khi sử dụng.

Các tính năng nổi trội của phần mềm này:

• Phần mềm đáp ứng đầy đủ công việc kinh doanh liên quan đến hóa đơn với nhiều tính năng tiện lợi và dễ sử dụng
• Được tích hợp với nhiều công cụ quản lý
• Giao diện được thiết kế đơn giản, dễ thao tác
• Có chứng nhận bản quyền công nghệ Mỹ nên đảm bảo an toàn về bảo mật, dữ liệu và thông tin cá nhân
• Các loại báo cáo thống kê đa dạng, dễ đối chiếu, quản lý hóa đơn

EFY Việt Nam

EFY Việt Nam là ứng dụng được phát triển bởi công ty công nghệ thông tin EFY Việt Nam. EFY cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn rất hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ lập hóa đơn, dễ tích hợp và tiết kiệm nhiều loại chi phí.

Các tính năng nổi trội của phần mềm này:

• Tự động lấy dữ liệu hoá đơn mua/bán để kê khai thuế trên phần mềm khác
• Cổng hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng/đối tác
• Hỗ trợ khách hàng nhận hóa đơn qua Email, Website, SMS
• Hỗ trợ đa dạng các mô hình tạo hóa đơn điện tử

NEW-INVOICE

NEW-INVOICE là phần mềm được phát triển bởi công ty cổ phần hóa đơn điện tử NEW Invoice. Đặc biệt, phần mềm này được Cục Thuế Hà Nội đánh giá cao về chất lượng và độ tin cậy. Tuy NEW-INVOICE chưa phổ biến trên thị trường nhưng phần mềm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hỗ trợ tư vấn chuyên nghiệp, thông minh và linh hoạt.

Các tính năng nổi trội của phần mềm này:

• Hỗ trợ khởi tạo nhanh chóng, thuận tiện các mẫu hóa đơn với hình thức đa dạng
• Hỗ trợ xuất hóa đơn theo lô rất tiện lợi, dễ dàng và nhanh chóng
• Tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng phổ biến khác
• Tải lên khách hàng và sản phẩm một cách nhanh chóng và thuận tiện
• Theo dõi chặt chẽ các khoản phí và thanh toán hóa đơn của bạn.

Amnote

Amnote là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty TNHH NC9 Việt Nam sản xuất, được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử. Đặc biệt, sản phẩm này đã được Tổng cục Thuế công nhận đáp ứng tiêu chuẩn sử dụng.

Các lợi ích của phần mềm bao gồm:

• Hỗ trợ toàn diện cho mọi loại giao dịch liên quan đến hóa đơn, bao gồm việc tạo, điều chỉnh, thay thế, xóa, và áp dụng chiết khấu hóa đơn
• Cung cấp mẫu hóa đơn tiêu chuẩn và khả năng tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo nhu cầu của doanh nghiệp
• Cho phép gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng qua email
• Hỗ trợ khách hàng trong việc tìm kiếm và tải hóa đơn trên trang cá nhân của họ trên trang web
• Tự động tạo báo cáo về tình trạng hóa đơn hàng tháng và hàng quý, giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tài chính
• Bảo đảm tính bảo mật cao cho dữ liệu hóa đơn và cho phép quản lý cấp quyền truy cập cho nhân viên một cách hiệu quả.

SInvoice

SInvoice là sản phẩm phần mềm của Viettel, đem đến giải pháp toàn diện quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. SInvoice cho phép doanh nghiệp tạo, gửi, nhận, lưu trữ, và quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.

Các lợi ích của phần mềm bao gồm:

• Khả năng tạo hóa đơn trực tiếp trên giao diện của phần mềm, tạo sự thuận tiện và linh hoạt
• Cung cấp lựa chọn giữa hóa đơn mẫu sẵn có và khả năng tùy chỉnh hóa đơn theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp
• Hệ thống Offer được thiết kế và tích hợp với Tổng cục Thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và yêu cầu thuế
• Cung cấp cổng thông tin dễ dàng cho khách hàng tra cứu thông tin liên quan đến hóa đơn, tạo trải nghiệm thuận tiện và linh hoạt
• Đáp ứng tiêu chí về tính an toàn và hiệu quả của phần mềm hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách an toàn và hiệu quả

Kết luận

Trên đây là danh sách “Top 8 phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu” dựa trên những tính năng và ưu điểm phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam. Việc lựa chọn các phần mềm này cần được xem xét dựa trên hai tiêu chí quan trọng là tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, cũng cần đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn sẽ luôn tuân theo các quy định và tiêu chuẩn hóa đơn điện tử mới nhất và đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm email marketing tốt nhất năm 2023