Tìm hiểu tất tần tật về BI report

Trong thời đại kỹ thuật số, dữ liệu ngày càng trở nên phức tạp và đa dạng. Bảng tính không còn đáp ứng được nhu cầu phân tích và sử dụng dữ liệu của các tổ chức. Đây chính là lúc BI report phát huy tác dụng và nó đang thực sự chứng tỏ vai trò then chốt trong việc trao quyền cho các tổ chức thu thập dữ liệu một cách hiệu quả và biến thông tin chuyên sâu thành hành động. Cùng Techie tìm hiểu!

BI report là gì?

BI report (Báo cáo thông minh) là quá trình thu thập, phân tích và trình bày dữ liệu kinh doanh để hỗ trợ ra quyết định. Báo cáo BI cung cấp cho người dùng thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh của họ, chẳng hạn như doanh thu, chi phí, hiệu quả hoạt động và xu hướng thị trường.

Cách thức hoạt động của BI report

Các công cụ BI report kéo và đọc dữ liệu từ nguồn dữ liệu của công ty tại cơ sở và trên đám mây. BI report có thể xác định các phép đo như doanh số, doanh thu, số lượng hàng tồn kho… và áp dụng các thứ nguyên như ngày, đơn đặt hàng hoặc thông tin khách hàng để tạo phân tích.

Người dùng có thể chọn kích thước và số đo bằng chức năng kéo và thả để tạo báo cáo. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo bảng, biểu đồ hoặc biểu đồ hình tròn tùy thuộc vào dữ liệu đã chọn và tạo mô hình dự báo. Họ cũng có thể tạo trang tổng quan với các biểu đồ này và cập nhật chúng theo lịch trình hoặc gần thời gian thực.

Các loại BI report

BI report có thể có nhiều đặc điểm khác nhau tùy thuộc vào trường hợp sử dụng cụ thể. Dưới đây là một số loại và chức năng phổ biến nhất:

• BI report tự phục vụ: BI tự phục vụ cung cấp một giao diện thân thiện với người dùng, dễ sử dụng ngay cả đối với những người không có kinh nghiệm về phân tích dữ liệu. Giao diện này cho phép người dùng truy cập và khám phá dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó tạo báo cáo và trực quan hóa dễ hiểu. Với loại BI report này, tất cả mọi người đều có thể tham gia vào quy trình làm việc.
• Bảng thông tin BI report: Công cụ phân tích này bao gồm các hình ảnh trực quan và cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực giúp các KPI quan trọng nhất của bạn dễ tiếp cận và dễ hiểu hơn. Bảng thông tin BI cũng có phương pháp tự phục vụ với các mẫu tạo sẵn và giao diện kéo, thả, tạo báo cáo chỉ mất chưa đầy 5 phút.
• BI report nhúng: BI nhúng cho phép các công ty tích hợp toàn bộ phần mềm báo cáo BI vào hệ thống, cổng thông tin hoặc trang web riêng. Điều này giúp mọi cá nhân trong tổ chức sử dụng dữ liệu và báo cáo trong giao diện quen thuộc mà không cần chuyển sang ứng dụng khác. Ngoài ra, các báo cáo BI nhúng được gắn nhãn trắng, nghĩa là người dùng có thể tùy chỉnh toàn bộ giao diện của báo cáo để phù hợp với thương hiệu công ty của họ.
• Mobile BI: Hình thức báo cáo BI này lấy một báo cáo tĩnh hoặc bảng điều khiển tương tác và chuyển nó thành màn hình di động. Đây là trường hợp sử dụng cực kỳ có giá trị và phù hợp trong thế giới kinh doanh ngày nay, nơi nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm.
• BI tĩnh: Loại báo cáo BI này được tạo sẵn và được phân phối cho người dùng theo lịch trình cố định. Các báo cáo tĩnh thường được sử dụng để cung cấp thông tin tổng quan về hoạt động kinh doanh hoặc để theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI).

Phương pháp thực hành BI report tốt nhất

• Xác định đối tượng của bạn và nhu cầu của họ: Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án hoặc chương trình nào, cần xác định rõ ràng các yêu cầu báo cáo BI của các bên liên quan khác nhau. Điều này sẽ giúp các nhóm lựa chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) có tác động mạnh nhất đến thành công của dự án hoặc chương trình.
• Chuẩn bị dữ liệu của bạn: Biến dữ liệu thô thành thông tin sạch, sẵn sàng cho doanh nghiệp thông qua sao chép, nhập và chuyển đổi dữ liệu để kết hợp các loại dữ liệu khác nhau thành các định dạng chuẩn được lưu trữ trong kho lưu trữ như hồ dữ liệu hoặc kho dữ liệu.
• Hãy linh hoạt và có thể mở rộng: Đảm bảo quy trình triển khai được linh hoạt và kiến ​​trúc nhiều đám mây mở rộng để người dùng có thể truy cập và chia sẻ thông tin chi tiết về dữ liệu giữa triển khai tại chỗ và trên đám mây trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn quản trị và tin cậy ở mức cao.
• Quản lý dữ liệu của bạn: Các công cụ BI truyền thống yêu cầu người dùng phải thông qua nhóm CNTT để thiết lập quyền. Các công cụ BI hiện đại cung cấp một danh mục dữ liệu được quản lý để lập hồ sơ và ghi lại mọi nguồn dữ liệu cũng như xác định ai có thể thực hiện hành động nào trên dữ liệu nào.
• Kể câu chuyện dữ liệu của bạn: Tạo hình ảnh trực quan hấp dẫn và thiết kế trang tổng quan để bạn có thể làm nổi bật thông tin quan trọng và sử dụng tín hiệu trực quan để kể câu chuyện dữ liệu của mình một cách thú vị.

Lợi ích của BI report

Tăng tốc độ xử lý công việc

Người quản lý, nhân viên và các bên liên quan quan trọng thường có thể bị mắc kẹt khi chờ đợi bản trình bày phản hồi BI toàn diện từ bộ phận CNTT hoặc nhà phát triển SQL. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp kết nối dữ liệu của mình từ các nguồn dữ liệu khác nhau thì quá trình này có thể mất nhiều ngày, làm chậm tiến độ công việc.

Tập trung tất cả các nguồn dữ liệu vào một nơi duy nhất, với các trình kết nối dữ liệu có thể cung cấp một điểm truy cập cho tất cả người dùng không rành về kỹ thuật trong tổ chức, là một trong những lợi ích chính mà công ty có thể có. Thế giới dựa trên dữ liệu không cần phải quá áp đảo và với các công cụ BI phù hợp , toàn bộ quá trình có thể được quản lý dễ dàng chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Thực hiện ở bất kỳ ngành, bộ phận nào

Tạo bảng thông tin hoặc công cụ BI toàn diện có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với bất kỳ bộ phận, nhân viên hoặc người quản lý nào. Mục tiêu của việc viết báo cáo thông minh, thành công bao gồm giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Một ví dụ về báo cáo kinh doanh có thể tập trung vào tài chính, một ví dụ khác về bán hàng và ví dụ thứ ba về tiếp thị. Nó phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của một mạng hoặc bộ phận.

Tăng cường quy trình tuyển dụng bằng các công cụ phân tích nhân sự có thể mang lại dữ liệu động dưới sự bảo trợ của BI, giúp phản hồi, phỏng vấn, trải nghiệm của ứng viên và phân tích nhân sự dễ dàng hơn để xử lý và đưa ra giải pháp. Đây chỉ là một mẫu báo cáo kinh doanh thông minh có thể được phát triển chi tiết hơn bằng cách thiết lập các KPI phù hợp cũng như phát triển chiến lược và mục tiêu.

Sử dụng dữ liệu lịch sử và thời gian thực

Với các phương tiện báo cáo truyền thống, rất khó để sử dụng và hiểu được lượng dữ liệu khổng lồ được thu thập. Báo cáo trong BI là một quy trình liền mạch vì dữ liệu lịch sử cũng được cung cấp trong công cụ báo cáo trực tuyến có thể xử lý và tạo ra tất cả thông tin chi tiết có liên quan cần thiết.

Báo cáo BI có thể sử dụng dữ liệu thời gian thực, mang lại thông tin chi tiết và lợi ích sâu sắc hơn so với báo cáo truyền thống. Phần mềm thuyết trình có thể hỗ trợ báo cáo BI, không cần bộ phận riêng.

Tối ưu hóa chi phí

Vì mọi dự án kinh doanh đều cần xem xét nghiêm túc chi phí và ROI (lợi tức đầu tư) nên thường khó có thể đo lường được chi phí và khoản tiết kiệm. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh, BI report có thể giúp các tổ chức phát hiện các cơ hội cắt giảm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động và giảm rủi ro.

Trong hình trên có thể thấy số tiền tiết kiệm được vượt quá 75.000 € mỗi năm – dữ liệu hiển nhiên mà các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn có thể dễ dàng tính toán chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Quản lý nhân sự và hiệu quả làm việc của nhân viên

BI có thể hỗ trợ quản lý hiệu suất bằng cách cung cấp dữ liệu trực quan động về hiệu suất của nhân viên. Dữ liệu này có thể được sử dụng để xác định xu hướng, so sánh hiệu suất của các nhân viên và nhóm khác nhau, và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Dữ liệu BI cũng có thể được sử dụng để cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên, giúp họ cải thiện hiệu suất của mình. Ngoài ra, dữ liệu BI có thể được sử dụng để triển khai các chương trình khuyến khích, giúp nhân viên có động lực làm việc.

Những thách thức của BI report

Cũng giống như bất kỳ nhiệm vụ nào liên quan đến kinh doanh khác, nghiệp vụ thông minh cũng có những thách thức và hạn chế:

• Theo kịp công nghệ: Ngành kinh doanh thông minh không ngừng phát triển, với những công nghệ mới liên tục được giới thiệu. Việc theo kịp những phát triển mới nhất rất tốn thời gian và tốn kém. Vậy nên, những người ra quyết định cần tìm cách theo kịp các công nghệ mới nếu họ muốn báo cáo của mình luôn hiệu quả.
• Quản trị dữ liệu: Đảm bảo an ninh và quyền riêng tư dữ liệu vẫn là một trong những thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp khi tỷ lệ tội phạm mạng ngày càng gia tăng. Theo nghĩa đó, việc triển khai khung quản trị để đảm bảo vai trò và trách nhiệm rõ ràng về người có thể truy cập, thao tác và chia sẻ dữ liệu nhạy cảm trong tổ chức là điều vô cùng quan trọng. Điều này sẽ đảm bảo dữ liệu được an toàn, chính xác và tuân thủ các quy định của chính phủ đồng thời đáp ứng nhu cầu của công ty.
• Kiến thức về dữ liệu: Tất cả mọi người đều cần làm việc và giao tiếp với dữ liệu bất kể kiến ​​thức kỹ thuật. Để thực hiện thành công, cần phải đánh giá mức độ hiểu biết trong toàn tổ chức và cung cấp các cơ hội đào tạo để đảm bảo vào thời điểm chiến lược BI của bạn được tích hợp, mọi người đều có cùng quan điểm.
• Chất lượng dữ liệu: Chất lượng dữ liệu rất quan trọng đối với phân tích dữ liệu. Nếu dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ, thì kết quả phân tích của bạn sẽ không đáng tin cậy.

Kết luận

BI report là một công cụ quan trọng có thể giúp các tổ chức đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình. Bằng cách cung cấp dữ liệu trực quan và có liên quan, BI report có thể giúp các tổ chức xác định xu hướng, so sánh hiệu suất và phát hiện các cơ hội cải tiến. Để tận dụng tối đa lợi ích của BI report, các tổ chức cần có một chiến lược BI rõ ràng và đầu tư vào các công cụ và nguồn lực phù hợp.

>> Xem thêm: Tìm hiểu về trung tâm điều hành thông minh (IOC)