Tất tần tật kiến thức dễ hiểu nhất về RPA

Tự động hóa quy trình bằng robot hay RPA đang thay đổi cách thức hoạt động của các công ty. Robot phần mềm RPA giao tiếp với các hệ thống và ứng dụng để tăng tốc quy trình và giảm khối lượng công việc cho con người. Cùng Techie khám phá các ứng dụng của RPA và lợi ích to lớn mà nó mang lại.

RPA là gì?

RPA (tự động hóa quy trình bằng robot) là tự động hóa quy trình công việc bằng sử dụng các robot phần mềm hoặc “bot” để thực hiện các nhiệm vụ lặp lại và quy trình công việc tự động. Công nghệ RPA có thể đăng nhập vào ứng dụng, nhập dữ liệu, tính toán và hoàn thành các tác vụ cũng như sao chép dữ liệu giữa các ứng dụng hoặc quy trình làm việc theo yêu cầu. RPA được thiết kế để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên khi hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại.

Sự phát triển của RPA

RPA được xây dựng dựa trên sự thành công của các công nghệ macro được phát triển để tự động hóa các tác vụ thủ công trong các ứng dụng như Excel. Vào những năm 1980, công nghệ này được mở rộng cho nhiều ứng dụng doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng quét dữ liệu được tùy chỉnh cao.

Thuật ngữ RPA thực tế được đặt ra vào năm 2012 bởi Phil Fersht, người sáng lập và nhà phân tích chính tại HFS Research. Công nghệ này đã phát triển mạnh mẽ cho đến khoảng năm 2018 khi các công ty tiến hành chuyển đổi kỹ thuật số và đó cũng cũnglaf lúc khả năng của nền tảng RPA được cải thiện. Ngày nay, nó là một trong những hạng mục tự động hóa ứng dụng doanh nghiệp phát triển nhanh nhất.

Các loại RPA

Mặc dù nhìn chung chúng đều được gọi là RPA nhưng có ba loại chính được chọn tùy thuộc vào quy trình hoặc nhiệm vụ mà tổ chức muốn robot thực hiện:

• Probot: xử lý thông tin và dữ liệu
• Knowbot: để thu thập và lưu trữ dữ liệu
• Chatbot: hoạt động như tác nhân ảo để trả lời các truy vấn của khách hàng trong thời gian thực

Lợi ích của RPA là gì?

Cải thiện độ chính xác: RPA hoàn toàn dựa trên quy tắc nên không bao giờ sai lệch khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Nếu các quy tắc hợp lý thì các bot sẽ hoàn thành chính xác trong mọi công việc của chúng.

Giảm chi phí: Các quy trình do con người chỉ đạo không chỉ tiêu tốn thời gian quý báu của nhân viên mà còn có thể rất tốn kém. RPA có thể giảm chi phí tiền lương lãng phí cho những nhiệm vụ đơn giản, đồng thời cho phép doanh nghiệp hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Do đó, RPA giảm đáng kể chi phí xử lý, thường mang lại lợi tức đầu tư tích cực trong vòng một năm.

Tăng tốc độ: RPA có khả năng di chuyển qua các quy trình rất nhanh mà không cần phải tạm dừng. Yếu tố này cho phép hoàn thành nhiều quy trình và nhiệm vụ hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn.

Năng suất cao hơn: Bằng cách đảm nhận thực hiện các công việc đơn giản, RPA cho phép những người lao động tài năng áp dụng kỹ năng của họ vào những nhiệm vụ có giá trị hơn.

Tích hợp không giới hạn: RPA có thể được tích hợp với bất kỳ nền tảng nào, doanh nghiệp có thể tự do đầu tư và sử dụng RPA mà không phải lo lắng về việc liệu nó có hoạt động với các hệ thống đã thiết lập sẵn của họ hay không. Đồng thời, RPA trao quyền cho các doanh nghiệp khai thác giá trị của dữ liệu cũ bị mắc kẹt trong các hệ thống mà trước đây không thể truy cập được.

Khả năng tương thích AI: Robot RPA được tăng cường AI có thể xử lý dữ liệu phi cấu trúc, nhận dạng giọng nói, áp dụng các mô hình học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên, v.v. Điều này cho phép tự động hóa không chỉ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà cả các nhiệm vụ nhận thức ở cấp độ cao hơn.

Những thách thức của RPA là gì?

Có một số thách thức liên quan đến RPA , khiến việc sử dụng nó bị hạn chế:

• Khả năng mở rộng: Các doanh nghiệp đã gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô các sáng kiến ​​tự động hóa RPA vì mặc dù các bot phần mềm của RPA tương đối dễ triển khai nhưng chúng rất khó để quản lý.
• Khả năng hạn chế: Nhà phê bình đã chỉ ra rằng các công cụ phần mềm RPA tự động hóa các tác vụ chứ không phải quy trình. Craig Le Clair, nhà phân tích tại Forrester Research, đã cảnh báo các doanh nghiệp nên tuân thủ “quy tắc số 5” trong việc xây dựng các ứng dụng RPA vì chúng có xu hướng bị hỏng khi bot phải đưa ra hơn 5 quyết định, thao túng hơn 5 ứng dụng hoặc thực hiện hơn 500 quyết định.
• Bảo mật: Các bot RPA đôi khi cần truy cập thông tin nhạy cảm để hoàn thành nhiệm vụ của chúng. Điều này dễ gây ra rủi ro bảo mật cho các công ty.
• Sự riêng tư: Nếu bot RPA di chuyển dữ liệu ra bên ngoài một quốc gia nhất định mà không mã hóa thì điều đó sẽ vi phạm Điều 44 của GDPR . Các nhà cung cấp RPA đang bắt đầu tìm kiếm chứng nhận ISO 27701 làm nền tảng để quản lý thông tin nhạy cảm.
• Hiệu quả: Các bot RPA xử lý ứng dụng theo cách thủ công giống như cách con người thực hiện. Điều này có thể không hiệu quả bằng việc tự động hóa ứng dụng thông qua API hoặc tự động hóa quy trình làm việc được đưa vào chính ứng dụng.

Ứng dụng của RPA

Dịch vụ khách hàng: RPA giúp các công ty cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ của trung tâm liên lạc, bao gồm xác minh chữ ký điện tử, tải lên các tài liệu được quét và xác minh thông tin để tự động phê duyệt hoặc từ chối.
Kế toán: Các tổ chức sử dụng RPA cho kế toán tổng hợp, kế toán hoạt động, báo cáo giao dịch và lập ngân sách.
Các dịch vụ tài chính: Các công ty trong ngành dịch vụ tài chính sử dụng RPA để thanh toán ngoại hối, tự động hóa việc mở và đóng tài khoản, quản lý các yêu cầu kiểm toán và xử lý yêu cầu bảo hiểm.
Chăm sóc sức khỏe: Các tổ chức y tế sử dụng robot để xử lý hồ sơ bệnh nhân, khiếu nại, hỗ trợ khách hàng, quản lý tài khoản, thanh toán, báo cáo và phân tích.
Nguồn nhân lực: Tự động hóa các nhiệm vụ nhân sự, bao gồm đưa vào và ra khỏi công ty, cập nhật thông tin nhân viên và quy trình gửi bảng chấm công.
Quản lý chuỗi cung ứng: Sử dụng trong quản lý chuỗi cung ứng để mua sắm, tự động xử lý đơn hàng và thanh toán, giám sát mức tồn kho và theo dõi lô hàng.

Kết luận

RPA là một sản phẩm đơn giản hơn hệ thống điều khiển bằng trí tuệ nhân tạo hoặc phần mềm doanh nghiệp nhằm tìm cách đưa tất cả dữ liệu vào trong nền tảng. Điều này cũng khiến nó trở thành một sản phẩm tương đối rẻ hơn so với phần mềm AI hoặc ERM . Sự đơn giản và giá thành tương đối rẻ này có thể khiến RPA trở thành một giải pháp hấp dẫn hơn đối với nhiều công ty, đặc biệt là các công ty có hệ thống cũ.

>> Xem thêm: Học tăng cường (reinforcement learning) – Giải đáp A-Z