Chi tiết về công việc Quản lý dự án trong ngành IT

Quản lý dự án (Project Manager) đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của các dự án công nghệ thông tin. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về công việc Project Manager, cũng như các kỹ năng cần thiết để trở thành người quản lý giỏi. Ngoài ra, Techie cũng sẽ giới thiệu đến bạn một số công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả các dự án. Cùng tìm hiểu nhé!

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các tài nguyên nhằm hoàn thành các mục tiêu, yêu cầu của một dự án cụ thể. Tài nguyên ở đây thường là nguồn nhân lực, vật lực, thời gian, ngân sách. Mục tiêu có thể là sản phẩm, dịch vụ, kết quả hoặc sự thay đổi trong tổ chức.

Vậy, quản lý dự án công nghệ thông tin là gì?

Quản lý dự án công nghệ thông tin là quá trình quản lý, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động và tài nguyên liên quan đến việc phát triển và triển khai các dự án công nghệ thông tin. Điều này đồng nghĩa với việc đảm bảo sản phẩm phát triển đáp ứng các yêu cầu chất lượng, thời gian và ngân sách đã được xác định trước đó.

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, có thể chia dự án thành 2 loại: phần cứng và phần mềm.

Dự án phần cứng liên quan đến các công việc triển khai, thi công, lắp đặt trang thiết bị công nghệ. Trong  khi đó, dự án phần mềm liên quan đến công tác phát triển phần mềm, ứng dụng, hệ thống quản lý doanh nghiệp…

Ở đây, chúng ta sẽ bàn sâu đến việc lĩnh vực quản lý dự án phần mềm.

Vai trò và nhiệm vụ của Quản lý dự án trong tổ chức

Project Manager đóng vai trò chủ trì và giám sát tiến độ dự án từ khi bắt đầu cho đến lúc kết thúc. Vai trò của họ là đảm bảo dự án được quản lý khoa học, đạt được lợi ích và mục tiêu đề ra. Cụ thể như:

– Hoàn thành đúng yêu cầu khách hàng

– Đảm bảo dự án đúng tiến độ

– Kiểm soát chất lượng, phân phổ nguồn lực hợp lý

– Quản trị tốt những rủi ro phát sinh.

Thông thường, nhiệm vụ của một Project Manager sẽ bao gồm:

Lên kế hoạch và quản lý dự án

Project Manager phải lên kế hoạch và xác định các mục tiêu, lịch trình, ngân sách, tài nguyên và rủi ro của dự án. Họ cũng cần phải quản lý tiến độ để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách đã được xác định.

Quản lý nhân sự

Để phát triển một dự án, chẳng hạn như xây dựng một ứng dụng web, sẽ cần sự cộng tác của thành viên với nhiều vai trò khác nhau. Nhiệm vụ của Project manager là phải phân bổ nhân sự một cách khoa học, hợp lý. Đảm bảo các thành viên đủ năng lực và kinh nghiệm để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Họ cũng phải đảm bảo việc teamwork (làm việc nhóm) diễn ra hiệu quả, các thành viên tương tác với nhau một cách tốt nhất.

Quản lý yêu cầu dự án

Project Manager cần hiểu rõ yêu cầu từ phía khách hàng. Để từ đó, đảm bảo rằng sản phẩm bàn giao phải đúng các yêu cầu đã đặt ra. Thông thường, họ sẽ chia yêu cầu thành những mục tiêu nhỏ để đưa vào kế hoạch và theo dõi trong suốt quá trình phát triển.

Quản lý chất lượng

Project Manager phải đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các yêu cầu về chất lượng đã được xác định trước đó. Họ cũng phải đảm bảo rằng quá trình kiểm thử và xác nhận chất lượng được thực hiện một cách chính xác.

Tương tác với khách hàng và các bên liên quan

Là người đại diện cho toàn bộ đội phát triển, Project Manager có nhiệm vụ tương tác với khách hàng và các bên liên quan. Mục đích là để khách hàng và các bên liên quan cập nhật về tiến độ dự án. Đồng thời, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm dự án.

Đặc điểm của dự án công nghệ thông tin

Đặc thù của ngành công nghệ thông tin là liên tục có sự cập nhật và đổi mới. Vì lẽ đó, việc phát sinh biến động trong quá trình triển khai dự án cũng không phải là câu chuyện hiếm gặp. Project Manager cần nắm rõ các đặc điểm của dự án Công nghệ thông tin:

• Tính phức tạp

Công nghệ liên quan đến nhiều lĩnh vực, đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu rộng và luôn được cập nhật mới nhất. Do đó, dự án công nghệ thông tin thường có tính phức tạp cao.

• Thời gian dài

Thời gian phát triển của một dự án phần mềm tùy thuộc vào quy mô dự án. Nó có thể dao động từ vài tháng đến vài năm, đòi hỏi thời gian và sự cam kết của đội ngũ phát triển.

• Tính linh hoạt

Dự án công nghệ thông tin thường có tính linh hoạt cao vì khách hàng thường cần thay đổi yêu cầu trong quá trình phát triển dự án. Do đó đội ngũ phát triển phải linh hoạt và có khả năng thích nghi với thay đổi để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

• Tiêu chuẩn và quy trình

Tính bảo mật thông tin, bảo vệ quyền riêng tư đặc biệt quan trọng trong quá trình phát triển dự án công nghệ. Bên cạnh đó, tùy đặc thù dự án sẽ có những yêu cầu về quy chuẩn riêng.

• Đội ngũ đa dạng

Như đã đề cập, việc phát triển dự án là sự cộng tác của nhiều người, nhiều vai trò khác nhau. Mặt khác, khách hàng cũng có thể đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Đòi hỏi Quản lý dự án không chỉ có khả năng thích ứng mà còn thúc đẩy sự tăng cường cộng tác giữa các thành viên.

Vậy làm thế nào để trở thành Quản lý dự án giỏi?

Bên cạnh kiến thức chuyên môn, Project manager cần có đầy đủ kỹ năng cần thiết. Ngoài ra, một số công cụ sẽ hỗ trợ cho việc quản lý dự án khoa học hơn.

Kỹ năng

• Kỹ năng quản lý

Project Manager cần phải hiểu về quy trình quản lý dự án, từ việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân tích rủi ro và kiểm soát chi phí.

• Giao tiếp

Nhằm đảm bảo việc tương tác với khách hàng và các thành viên trong team. Hơn nữa, kỹ năng giao tiếp còn giúp Project Manager đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho các thành viên trong đội, đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ của dự án.

• Lãnh đạo

Là kỹ năng giúp cho đội ngũ phát triển làm việc với hiệu quả cao nhất. Đồng thời, giúp mỗi cá nhân tiến bộ, phát triển nhiều hơn trong quá trình đóng góp của mình.

•  Phân tích và giải quyết vấn đề

Nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình phát triển dự án phần mềm.

• Quản lý thời gian 

Project manager cần có kỹ năng quản lý, phân bổ thời gian hiệu quả để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. Quá tiến độ cũng đồng nghĩa phát sinh thêm các khoản chi phí khác.

• Tư duy chiến lược

Khả năng tư duy chiến lược giúp đưa ra các quyết định đúng đắn và hợp lý hơn.

Công cụ

Có nhiều công cụ hỗ trợ quản lý dự án được sử dụng trong ngành công nghệ thông tin. Phổ biến có thể kể đến:

• Microsoft Project

Đây là một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp được phát triển bởi Microsoft, cho phép bạn lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án của mình.

• Trello

Trello là một công cụ quản lý trực quan và dễ sử dụng. Nó cho phép người dùng danh sách công việc, theo dõi tiến độ và phân chia công việc cho các thành viên trong đội.

• Asana

Là công cụ quản lý dựa trên điện toán đám mây. Chức năng của nó cũng tương tự với Trello.

• Jira

Đây là phần mềm được nhiều công ty công nghệ sử dụng. Nó cho phép người dùng theo dõi và kiểm soát các vấn đề, yêu cầu và tác vụ phát triển phần mềm.

• Slack

Là ứng dụng chat có độ bảo mật cao, thường dùng ở các công ty IT. Nó cho phép bạn trò chuyện với các thành viên trong đội ngũ của mình và trao đổi về các nhiệm vụ trong dự án.

Nhìn chung, mỗi công cụ đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Tùy vào tính chất và đặc thù của công ty mà Project Manager có thể lựa chọn cho mình công cụ phù hợp.

Lời kết

Sử dụng các phương pháp và công cụ hợp lý sẽ giúp cho dự án công nghệ được triển khai hiệu quả. Song, quản lý dự dự án chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Bên cạnh sự trau dồi kỹ năng, người làm quản lý còn phải không ngừng rèn luyện các tố chất cần thiết. Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn đọc hiểu hơn về công việc Project Manager. Chúc các bạn thành công!

>>Xem thêm: Ứng dụng Agile trong quản lý dự án