5 Đúng và 5 Sai khi thực hiện Daily Scrum
Cuộc họp Daily Scrum (hay còn gọi là Daily stand up meeting hoặc Scrum Hằng ngày) tuy đơn giản nhưng nếu không được thực hiện đúng cách sẽ có thể gây ảnh hưởng đến hiệu suất và mục tiêu của cả team.
Tổng quan về Daily Scrum
Daily Scrum được định nghĩa là khoảng thời gian họp 15 phút đầu giờ mỗi ngày để giúp các thành viên trong nhóm cập nhật hiện trạng công việc. Cùng với các cuộc họp lên kế hoạch (Sprint Planning); sơ kết (Sprint Review) và cải tiến (Sprint Retrospective), Daily Scrum là “nghi thức” không thể thiếu trong mô hình Scrum.
Tại sao Daily Scrum quan trọng?
Daily Scrum được sử dụng với mục đích đồng bộ cách thức làm việc của đội nhóm trên nhiều phương diện; giúp các thành viên cập nhật tiến độ và giải quyết những trở ngại (nếu có) để hoàn thành các nhiệm vụ (Tasks) trong ngày. Không chỉ hướng đến hoàn thành mục tiêu Sprint, cuộc họp Daily còn khuyến khích các thành viên tự đưa ra cam kết về công việc sẽ thực hiện trong ngày, qua đó tạo được tính tập trung và nâng cao tinh thần tự quản.
Lợi ích của Daily Scrum
- Dễ dàng chia sẻ và chuyển giao kiến thức giữa các thành viên trong nhóm.
- Nâng cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần đồng đội.
- Tìm và giải quyết rào cản.
- Ra quyết định nhanh hơn.
Cách thức thực hiện
Tùy vào phong cách làm việc, mỗi nhóm sẽ có sự điều chỉnh khác nhau khi thực hiện Daily Scrum. Dưới đây là 2 cách thức phổ biến nhất:
ROUND ROBIN
Mỗi thành viên lần lượt trả lời 3 câu hỏi sau:
- Hôm qua đã làm gì?
- Hôm nay sẽ làm gì?
- Có điều gì đang cản trở công việc không?
Bằng cách tập trung vào ba câu hỏi này, các thành viên trong nhóm sẽ biết rõ những công việc đã xong; những công việc sẽ làm và những vấn đề trở ngại cần được hỗ trợ từ các thành viên khác. Nhờ đó, Daily Scrum giúp tối ưu hóa khả năng hoàn thành các công việc được định ra trong Sprint Backlog.
WALKING THE BOARD
Tất cả các thành viên đứng trước bảng phân công và bắt đầu cập tiến độ của từng thẻ công việc trên bảng. Một thành viên sẽ đứng ra chịu trách nhiệm cho việc đặt câu hỏi về tiến độ của công việc và di chuyển thẻ tới nơi tương ứng. Việc này sẽ được thực hiện từ bên phải bảng sang bên trái bảng theo trình tự:
- Những hạng mục có thể phát hành (release).
- Những công việc đã được thực hiện.
- Những nhiệm vụ sẽ thực hiện trong ngày.
- Cách thức thực hiện.
5 đúng khi thực hiện Daily Scrum
Đúng thời điểm
Cuộc họp Daily Scrum được khuyến khích tổ chức vào buổi sáng – thời điểm khởi đầu một ngày làm việc. Như vậy, những rào cản sẽ được loại bỏ sớm nhất có thể. Mặt khác, các thành viên sẽ có khoảng thời gian còn lại trong ngày để tập trung vào công việc, thay vì đang làm dở lại phải dừng lại để tham gia Daily Scrum.
Đúng đối tượng
Daily Scrum là cuộc họp bắt buộc đối với tất cả các thành viên Nhóm phát triển sản phẩm (Development Team). Do đó, mọi thành viên cần sắp xếp công việc để tham gia đầy đủ và đúng giờ. Nếu làm việc linh hoạt (Hybrid working), nhóm có thể triển khai theo hình thức họp online.
Scrum Master và Product Owner không cần thiết phải tham gia Scrum hằng ngày. Tuy nhiên, Scrum Master vẫn được khuyến khích có mặt để theo dõi tiến độ và hỗ trợ thành viên trong nhóm giải quyết các vấn đề rào cản.
Đúng số lượng
Nếu Sprint Planning là buổi họp để lên kế hoạch cho một Sprint thì Daily Scrum chính là buổi lập kế hoạch cho từng ngày trong Sprint. Tương ứng với Sprint tuần (5 ngày làm việc), sẽ có 5 cuộc họp Daily Scrum. Không nên vì bất kỳ lý do nào mà bỏ qua cuộc họp “giữ nhịp” này. Vì một khi các rào cản không được phát hiện và giải quyết kịp thời, nhóm sẽ phải đối mặt với nguy cơ trễ tiến độ Sprint.
Đúng thời lượng
Không phải ngẫu nhiên mà Time-box (thời lượng) của cuộc họp Daily Scrum được đóng khung trong 15 phút. Khoảng thời gian “có hạn” này đã buộc các thành viên tập trung vào vấn đề chính, tránh nói lan man hoặc đào sâu vào chi tiết.
- Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu có những khúc mắc cần thảo luận kỹ hơn?
→ Những thành viên liên quan sẽ sắp xếp một cuộc họp riêng sau buổi Daily Scrum để cùng thảo luận, tìm ra phương án giải quyết.
Đúng hành vi
Hãy nhớ rằng, Daily Scrum không phải buổi thảo luận kỹ thuật hay là nơi để các thành viên tranh luận, chia sẻ chi tiết quan điểm công việc. Điều cần làm là trả lời đúng 3 câu hỏi định dạng – không nhiều hơn hay ít hơn.
5 sai lầm dễ mắc phải khi thực hiện Daily Scrum
Trễ/Sai thời gian quy định
Thời lượng tối đa của Daily Scrum là 15 phút, tuy nhiên nó cũng có thể hoàn thành chỉ trong 5 phút. Giả sử, cuộc họp bắt đầu vào lúc 9h00’ sáng, thế nhưng đến 9h05’ bạn mới xuất hiện? Nghĩa là bạn đã bỏ lỡ nguyên cả cuộc họp rồi đấy!
Biến Daily Scrum thành buổi báo cáo
Đôi khi, Daily Scrum có thể trở thành cuộc báo cáo 1 – 1 giữa thành viên với trưởng nhóm hoặc với Scrum Master. Trong khi đó, những thành viên khác không tập trung vào cuộc họp hoặc làm việc riêng. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng mọi người không nắm được tiến độ công việc, các rào cản không được hỗ trợ và giải quyết kịp thời.
Scrum Master là người điều hành buổi họp
Vốn dĩ, Daily Scrum là cuộc họp không nhất thiết có sự tham gia của Scrum Master. Các thành viên “đóng vai chính” trong buổi họp. Scrum Master đóng vai trò quan sát và hỗ trợ, không nên tự biến mình thành “nhân vật chính” – người nói nhiều nhất trong buổi Daily Scrum.
Các thành viên không/hoặc ngần ngại nêu ra trở ngại của bản thân
Trong cuộc họp không có bất kỳ trở ngại nào được nêu ra, dù hiệu suất của cả team đang bị chậm hoặc chưa đạt đến đỉnh cao phong độ. Điều này có nghĩa là văn hóa đội nhóm (hoặc thậm chí là doanh nghiệp) đang có vấn đề. Các thành viên cảm thấy không thoải mái khi trao đổi khó khăn, trở ngại mà mình gặp phải.
Cập nhật (Update) công việc rời rạc
Công việc, nhiệm vụ phải được cập nhật trong mối quan hệ liên quan đến nhau. Không nên cập nhật công việc một cách máy móc, theo trình tự từ thành viên A đến thành viên B… Hoặc chỉ cập nhật tiến độ cá nhân mà không nêu bật được công việc có đang quá tải; đang nhanh hay đang chậm.
Kết luận
Thực hiện Daily Scrum giống như việc kiểm tra, bảo dưỡng thường xuyên máy móc để giữ trạng thái, hoạt động tốt nhất dù chưa có dấu hiệu hỏng hóc. Tuy Daily Scrum chỉ diễn ra 15 phút mỗi ngày nhưng vẫn cần đảm bảo đúng – đủ – đều đặn để dự án luôn trong tầm kiểm soát và về đích đúng mục tiêu.