Khai hải quan điện tử là gì? Các bước khai hải quan điện tử

Trước đây, việc kiểm soát hàng hóa và dịch vụ diễn ra rất phức tạp với những thủ tục rườm rà và mất thời gian. Nhưng ngày nay, qua sự áp dụng của công nghệ thông tin và hệ thống thông tin liên lạc, hải quan điện tử (ECUS) đã thay đổi hoàn toàn cách việc quản lý và vận chuyển hàng hóa biên giới. Cùng Techie tìm hiểu về khai hải quan điện tử và các bước thực hiện nó nhé!

Khai hải quan điện tử là gì?

Khai báo hải quan điện tử (ECUS) là một hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông được áp dụng trong quá trình khai báo và xử lý hải quan. Nó giúp tổ chức và tối ưu hóa quá trình thông quan hàng hóa và các hoạt động liên quan tại cửa khẩu hoặc cảng biển.

Một số hình thức khai hải quan tại Việt Nam

• Khai hải quan giấy: là hình thức khai truyền thống thông qua việc điền thông tin vào tờ khai hải quan trên chứng từ giấy, sau đó nộp tại cơ quan hải quan.
• Khai hải quan điện tử: sử dụng tờ khai hải quan điện tử và các thông tin trên hệ thống do cơ quan hải quan cung cấp. Hình thức này đang được ưa chuộng do tính tiện lợi, nhanh chóng và giảm sai sót do thủ tục đơn giản hơn.
• Khai báo hải quan tự động: được thực hiện bằng phần mềm đặc biệt có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý kho hàng và hệ thống thông tin hải quan để thực hiện quy trình khai báo tự động. Hình thức này có thể tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu sai sót nhưng đòi hỏi sự đầu tư cao và khó khăn trong việc tích hợp hệ thống.

Ngoài ra, cơ quan hải quan Việt Nam còn áp dụng một số hình thức khác như khai hải quan tự động qua đường hàng không (e-air waybill), khai hải quan tự động qua cảng biển (e-sea waybill), tờ khai hải quan qua mạng xã hội (thương mại điện tử).

Khai báo hải quan điện tử được thực hiện như thế nào?

Bước 1: Để khai ECUS, doanh nghiệp cần truy cập vào hệ thống của cơ quan hải quan và đăng ký tài khoản. Sau đó, doanh nghiệp kê khai thông tin hàng hóa, hồ sơ hải quan theo đúng quy định của pháp luật và đính kèm các chứng từ cần thiết.

Bước 2: Sau khi hoàn tất việc khai báo, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ hải quan trên hệ thống. Nếu không có vướng mắc, cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận tờ khai và cấp hồ sơ hải quan để doanh nghiệp làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa. Thông thường, thời gian xử lý tờ khai sẽ không quá 08 giờ làm việc kể từ thời điểm nộp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết.

Bước 3: Việc khai ECUS đòi hỏi doanh nghiệp phải có kiến ​​thức về quy trình, thủ tục hải quan, đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của thông tin khai báo. Vì vậy, nếu không tự tin vào khả năng khai báo của mình, bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ từ đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ hải quan.

Ưu điểm của khai hải quan điện tử

• Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu giấy tờ: Thay vì phải đến trực tiếp cơ quan hải quan, các bên tham gia khai hải quan điện tử có thể khai trực tuyến, mọi lúc, mọi nơi.
• Tăng tính minh bạch và đảm bảo tính chính xác: Thông tin được đăng ký và quản lý chính xác, hoàn toàn trực tuyến. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan còn giúp hạn chế sai sót, nhầm lẫn trong quá trình khai báo.
• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng tờ khai điện tử giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp tham gia thương mại quốc tế do không cần phải đến trực tiếp cơ quan hải quan cũng như giảm thời gian lưu thông, vận chuyển hàng hóa.
• Đẩy nhanh quá trình xử lý hải quan: Giúp đẩy nhanh quá trình xử lý hải quan, giảm thời gian chờ đợi, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận được hàng.

Nhược điểm của khai hải quan điện tử

• Yêu cầu sử dụng công nghệ, trình độ kỹ thuật cao: Việc sử dụng tờ khai ECUS đòi hỏi người sử dụng phải có kiến ​​thức, kỹ năng kỹ thuật cao, đặc biệt là về sử dụng phần mềm.
• Bảo mật: Các bên sử dụng tờ khai điện tử cần đảm bảo sử dụng phần mềm diệt virus và bảo mật để bảo vệ thông tin của mình khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn.
• Yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, công nghệ tốt: Việc triển khai đòi hỏi các bên liên quan phải đầu tư hạ tầng công nghệ, công nghệ thông tin để đảm bảo sử dụng thuận tiện, hiệu quả. Điều này có thể tạo ra áp lực và hạn chế tài chính đối với các quốc gia hoặc doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế.
• Yêu cầu hợp tác, chia sẻ thông tin: Ngoài ra còn đòi hỏi sự hợp tác, chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan, trong đó có doanh nghiệp và cơ quan chức năng để tránh những vấn đề về thông tin, gây khó khăn, rủi ro trong quá trình thực hiện.

Kết luận

Hải quan điện tử không chỉ là một xu hướng mà là bước tiến quan trọng đánh dấu sự chuyển đổi to lớn trong ngành hải quan. Sự tích hợp công nghệ thông tin vào quá trình quản lý biên giới không chỉ tạo ra hiệu quả hơn trong thủ tục, mà còn mở ra nhiều cơ hội lớn cho sự hợp tác quốc tế và tạo nên môi trường kinh doanh toàn cầu mạnh mẽ.

>> Xem thêm: Văn phòng điện tử (cloud office) là gì? Những lợi ích khi sử dụng văn phòng điện tử